Kaupunginhallitus, kokous 13.9.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 297 Laitilan kaupungin palkanlaskennan järjestäminen 1.1.2022 alkaen

LAIDno-2020-251

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 19.10.2020

Valmistelija

Atte Hyvärinen, Vt. talous- ja hallintojohtaja, atte.hyvarinen@laitila.fi

Perustelut

Laitilan kaupungin palkkasihteeri irtisanoutui 29.4.2020 tehtävästään siten, että viimeinen työssäolopäivä oli 17.5.2020. Toukokuusta 2020 alkaen yhden palkkasihteerin työpanos on hankittu ostopalveluna Sarastia Oy:lta vuoden 2020 loppuun saakka. Laitilan kaupungin palveluksessa palkanlaskennassa työskentelee tällä hetkellä kaksi kokopäiväistä ja yksi osa-aikainen palkkasihteeri.

Koska palkkasihteerin rekrytointi- ja perehdytysprosessi on aikaa vievä, ja ammattitaitoisen palkanlaskijan löytämiseen sisältyy haasteita, on Sarastia Oy:ltä pyydetty jatkotarjous palkanlaskentapalvelusta irtisanoutuneen palkanlaskijan työpanoksen osalta. Tarjous on määräaikainen vuodeksi 2021 ja se sisältää option palvelun jatkamisesta vuodelle 2022. Palvelun ehdot ovat muilta osin samat kuin aikaisemmassa sopimuksessa.

Palvelun ostamisen etuna on saumaton jatkumo palvelun tuottamisessa, olemassa oleva tikettijärjestelmä palkka-asioiden hoitoon sekä erityisesti palvelun turvaaminen poikkeustilanteissa ja lomien aikana. Ostopalvelusta saatu palaute henkilöstöltä on pääsääntöisesti ollut hyvää. Sosiaali- ja terveyshuollon uudistus tulee toteutuessaan vähentämään palkanlaskennan tehtäviä oleellisesti, jolloin uuden vakinaisen palkkasihteerin palkkaaminen ei ole perusteltua.

Laitilan kaupungin palkkasihteerien kanssa on keskusteltu asiasta ja heidän näkemyksensä tukee palkanlaskentapalvelun ostamista palveluntuottajalta.

Sarastia Oy:n tarjous palkanlaskentapalvelun tuottamisesta jaetaan liitteenä.

Ehdotus

Esittelijä

Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy Sarastia Oy:n tarjouksen palkanlaskentapalvelun tuottamisesta ajalle 1.1.2021 – 31.12.2021. Optiovuoden käyttämisestä tehdään erillinen päätös.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus, 30.11.2020

Valmistelija

Heli Kiertokari-Laitinen, hallintojohtaja, heli.kiertokari@laitila.fi

Perustelut

Laitilan kaupungin palkkasihteerin irtisanouduttua yhden palkkasihteerin työpanos on  hankittu ostopalveluna Sarastia Oy:lta alkaen toukokuusta 2020. Sarastia Oy:n kanssa tehtyä sopimusta on jatkettu ajalle 1.1.2021 – 31.12.2021 (KH § 82 19.10.2020). Päätös sisältää option palvelun jatkamisesta vuodelle 2022.

Laitilan kaupungin palveluksessa palkanlaskennassa työskentelee tällä hetkellä kaksi kokopäiväistä ja yksi määräaikainen, osa-aikainen palkkasihteeri. Tämän hetkisen tiedon mukaan osa-aikaisen palkkasihteerin työsopimus on päättymässä joulukuun lopussa. Edelleen molemmat kokopäiväiset palkkasihteerit ovat jäämässä pitkähköille työvapaille tammikuun 2021 aikana. Näin ollen Laitilan kaupungilta puuttuu palkkahallinnon henkilöstö alkaen tammikuusta 2021  useiden kuukausien ajan. Sijaistavan henkilöstön rekrytointi ja perehdytys tällä aikataululla on haasteellista. Neuvottelut Sarastia Oy:n kanssa on aloitettu ja jatkotarjous palkanlaskentapalveluista on pyydetty, jotta palkkahallinto toimii keskeytyksettä. Tavoitteena on, että Sarastia Oy on mukana jo joulukuun palkanmaksuprosesseissa, jotta perehtyminen tehtäviin tapautuisi omien palkkasihteerien avulla. Palkkahallinnossa on myös useiden ohjelmien pääkäyttäjyydet, joiden siirtymisestä Sarastia Oy:lle neuvotellaan.

Sarastia Oy edellyttää, että kaupungissa toimii palkkahallinnossa yhteyshenkilö Sarastian ja kaupungin välillä. Henkilöstön kanssa on keskusteltu järjestelystä.

Palvelun ostamisen etuna on saumaton jatkumo palvelun tuottamisessa, olemassa oleva tikettijärjestelmä palkka-asioiden hoitoon sekä erityisesti palvelun turvaaminen poikkeustilanteissa ja lomien aikana. Ostopalvelusta saatu palaute henkilöstöltä on pääsääntöisesti ollut hyvää. Sosiaali- ja terveyshuollon uudistus tulee toteutuessaan vähentämään palkanlaskennan tehtäviä oleellisesti, jolloin uusien vakinaisten palkkasihteerien palkkaaminen ei ole perusteltua.

Laitilan kaupungin palkkasihteerien kanssa on keskusteltu asiasta ja heidän näkemyksensä tukee palkanlaskentapalvelun ostamista palveluntuottajalta.

Sarastia Oy:n tarjous palkanlaskentapalvelun tuottamisesta liitetään kokousasiaan heti sen saavuttua.

Ehdotus

Esittelijä

Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy Sarastia Oy:n tarjouksen kaupungin koko palkanlaskentapalvelun tuottamisesta ajalle 1.12.2020 – 31.12.2021. 

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Heli Kiertokari-Laitinen, hallintojohtaja, heli.kiertokari@laitila.fi

Perustelut

Kaupunginhallitus on keväällä 2020 päättänyt saatuaan tiedoksi talous- ja palkkahallinnon kehittämisselvityksen, että talous- ja palkkahallinto järjestetään edelleen kaupungin omana toimintana, kuitenkin niin, että tarvittavan resurssin turvaamiseksi voidaan käyttää myös ostopalveluita, joista tehdään hallintosäännön mukainen viranhaltijapäätös.Laitilan kaupunki on ostanut palkkahallinnon palvelut  kaikkien palkansaajien osalta Sarastia Oy:lta kuluvan vuoden alusta. Sopimus on määräaikainen ja päättyy 31.12.2021. Syynä ostopalveluun siirtymiseen oli oman henkilöstön puuttuminen työvapaiden ja eläköitymisten vuoksi vuoden 2021 alusta. Jotta palkkahallinto voidaan palauttaa omaksi toiminnaksi, tulee varmistaa riittävä ja osaava henkilöstöresurssi sekä toiminnan hallittu palauttaminen.

Vaikka palkkahallinto hankitaan ostopalveluna, se edellyttää omaa henkilöstöä yhdyshenkilöksi sekä mm. palkkamateriaalin arkistointiin sekä esimiesten ja työntekijöiden ongelmien ratkaisemiseen. Laitilan kaupungin palkkahallinnossa on tällä hetkellä kaksi palkkasihteeriä toistaiseksi voimassa olevissa työsuhteissa, joista toista vakanssia hoitaa tällä hetkellä sijainen. Työvapaa jatkuu tämän hetkisen tiedon mukaan edelleen tulevana vuonna. Palkkasihteerien saatavuus on osoittautunut haastavaksi ja siksi rekrytointiin on ryhdyttävä ajoissa. Haasteena on myös se, että palkkahallinnossa ei ole riittävästi henkilöstöä, joka kykenee perehdyttämään uusia henkilöitä eri palkansaajaryhmien palkanmaksuun. Lisäksi palkkahallinnon ohjelma muuttuu 1.1.2022 alkaen. 

Sijaisena toimiva palkkasihteeri on osoittautunut erittäin omatoimiseksi, tarkaksi ja hyvin työtehtävät omaksuvaksi henkilöksi ja siksi hänen työsuhteensa vakinaistaminen on perusteltua. Näin ollen työvapaan hoitoon tarvitaan uusi sijainen. Palkkahallinnossa on ollut suuresta työmäärästä ja työn organisoinnista johtuen merkittävästi työn kuormitusta ja töiden kasaantumista, jolloin kehittämistyöhön ei ole jäänyt riittävästi aikaa. Palkkasihteerin tehtäviin tulisi sisältyä myös henkilöstöhallinnon kehittämistä ja suunnittelua ja siksi kaupunginhallitukselle ehdotetaan, että yksi palkkasihteerin vakanssi muutetaan henkilöstösihteerin vakanssiksi. Sote-uudistuksen toteutuessa todennäköisesti yksi palkkasihteerin vakanssi siirtyy hyvinvointialueelle.

Palkkahallinnossa on vuoden vaihteen molemmin puolin kerran vuodessa tehtäviä työtehtäviä, joiden onnistuminen on välttämätöntä. Tämän vuoksi siirtyminen omaan palvelutuotantoon on syytä tehdä ns. saattaen vaihtaen-periaatteella siten, että palkkahallinnon tehtäviä tehdään rinnakkain omana toimintana ja ostopalveluna mahdollisuuksien mukaan jo marraskuusta tammikuun loppuun. 

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi

Kaupunginhallitus päättää

1. muuttaa palkkasihteerin (vakanssi 38740-02) tehtävänimikkeen henkilöstösihteeriksi ja myöntää sille täyttöluvan toistaiseksi voimassa olevaa täyttöä varten.

2. vakinaistaa palkkasihteerin sijaisuutta hoitavan Anna Daukschin työsuhteen 1.11.2021 alkaen

3. palkanmaksun varmistamiseksi valtuuttaa hallintojohtajan jatkamaan palkkahallinnon ostopalvelusopimusta, mikäli tiedonsiirto tai henkilöstön rekrytointi sitä edellyttävät.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Anna Dauksch, hallintojohtaja

Muutoksenhaku

Päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen Laitilan kaupunginhallitukselle, osoite Keskuskatu 30, PL 25 23801 Laitila.

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnanjäsen. Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän allekirjoitettava.

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
 
Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, kolmen päivän kuluttua sähköpostin lähettämisestä tai saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.
 
Kaavan tai rakennusjärjestyksen hyväksymistä koskevasta päätöksestä kunnan jäsenen ja muiden katsotaan saaneen tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
 
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.