Perustelut
Talouspalvelut ja hallintotoimi ovat selvittäneet Laitilan kaupungin sopimushallinnan tilaa. Työryhmä on selvittänyt eri toimialojen sopimustyyppejä ja tapoja käsitellä (säilytys, vastuut, seuranta) sopimuksia ja päätynyt siihen, että kaupunki tarvitsee yhtenäisen tavan sopimustenhallintaan. Tavoitteena on mm. yhtenäistää, automatisoida ja ohjata sopimusten tekoa, varmistaa läpinäkyvyys, sopimuksenmukaisuus ja hallinta sopimuksen elinkaaren eri vaiheissa.
Hankinnoissa on käytetty Cloudia kilpailutusjärjestelmää sekä pienhankintajärjestelmää vuodesta 2014 lähtien. Aikaisemman KL-kuntahankintojen kilpailuttaman yhteishankinnan puitesopimus päättyi 5.3.2020. Myöhemmin KL-kuntahankinnat on yhdistynyt Hanselin kanssa ja Hansel Oy on kilpailuttanut kilpailutusjärjestelmä- sekä sopimushallintapalvelut uudelleen. Laitilan kaupunki on mukana Hanselin kilpailuttamassa yhteishankinnassa, jonka voitti Cloudia Oy. Näin ollen kaupungin täytyy solmia uusi puitesopimus Cloudia Oy:n kanssa hankintojen kilpailutusjärjestelmästä.
Cloudia Oy piti demoesittelyn sopimushallinta -järjestelmästä johtoryhmälle sekä eri toimialojen edustajille 23.8.2021.
Työryhmä ehdottaa, että Cloudia Sopimus -järjestelmä otetaan käyttöön kaupungin sopimusten hallinnointiin (työsopimuksia lukuun ottamatta). Lisäksi järjestelmän yhteyteen otetaan Cloudian tarjoama sähköinen allekirjoitus käyttäjähallintaa varten. Järjestelmään tehdään myös AD-integraatio. Jo aikaisemmin (12.12.2019) on tehty viranhaltijapäätös siitä, että Cloudia- järjestelmä integroidaan myös CaseM-järjestelmään.
Kustannukset:
Cloudia Sopimus -järjestelmä:
- käyttöönotto 7 700 €, vuotuinen palvelumaksu ja pääkäyttäjäpalvelu 7 900 € (sis. rajaton käyttäjämäärä)
- Microsoft Azure/AD/SSO käyttöönotto 990 €, vuotuinen ylläpitomaksu 198 €
- Sähköinen allekirjoitus; käyttöönotto 4900 €, vuotuinen ylläpitomaksu 980 €
- CaseM integraation ylläpito 1550 €, vuotuinen ylläpitomaksu
Cloudia Kilpailutusjärjestelmä:
- käyttöönotto 500 €, vuotuinen palvelumaksu ja pääkäyttäjäpalvelu 13 728 € (sis. rajaton käyttäjämäärä)
- Microsoft Azure/AD/SSO käyttöönotto 990 €, vuotuinen ylläpitomaksu 198 €
- Migraatio 5700 €
Cloudia pienhankintajärjestelmä:
- vuotuinen palvelumaksu ja pääkäyttäjäpalvelu 2900 €
- Migraatio 2400 €
Käyttöönottokustannukset katetaan tietohallinnon investoinneista ja ylläpitomaksut käyttömenoista.
Päätöksen peruste
Sopimusprosessien kokonaisvaltainen hallinta edellyttää sopimustoiminnan yleistä suunnittelua ja yhtenäisten menettelytapojen luomista, suunnittelusta sopimusaikaiseen toimintaan ja sopimuksen toteutumisen seurantaan. Käytännössä sopimusprosessien kokonaisvaltainenhallinta tarkoittaa:
- sopimusten yleinen suunnittelu ja mallipohjat
- proaktiivinen sopiminen: sopimusehtojen ennakoiva valmistelu
-kouluttaminen: koulutusta sopimusasioihin mm. sopimusten lukutaito, prosessit ja ymmärrys toimintaympäristöstä
- sopimushallinta sopimuskaudella
Näiden lisäksi erityishyötynä, riskienhallinnan näkökulmasta, tiedetään mistä sovittu: sopimusehtojen ja määräysten mukainen toiminta (ehdot), vastuiden määrittely, järjestelmällisyys ja epäjärjestyksestä johtuvien turhan työn ja kustannusten sekä inhimillisten erehdysten minimointi.
Laitilan kaupungin 9.8.2021 alkaen voimassa olevan hankintaohjeen mukaan hankintapäätösvaltuudet on määritelty seuraavasti. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintapäätöksen tekee kaupunginhallitus. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä ja EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintapäätöksen tekevät valiokunnat. Kaupunginjohtajalla, toimialajohtajilla ja talousjohtajalla on hankintapäätösvaltuudet kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Koska kyseessä on jatkuva palvelu, kokonaiskustannuksina on huomioitava 48 kuukauden kustannukset hankinnan arvoa määriteltäessä. Kokonaishinta ylittää näin ollen kansallisen kynnysarvon 60.000 euroa.
Talousarviooon vuodelle 2021 ei ole varattu sopimuksenhallintaan-ominaisuuden hankintaan määrärahoja eikä niitä pystytä kattamaan käyttötaloudesta. Lisämäärärahan tarve on n. 14 000 euroa, joka sisältää käyttöönoton.Lisäksi tulevat loppuvuoden 2021 käyttökustannukset . Valtuuston hyväksymään investoinmäärärahaa HR-ohjelmistojen hankintaan ei ehditä kokonaan kuluvana vuonna käyttää, joten valtuustolle ehdotetaan ko. määrärahan käyttötarkoituksen muuttamisesta siten, että sitä voidaan käyttää em. hankintaan.
Ehdotus
Esittelijä
-
Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi
Kaupunginhallitus päättää hankkia Cloudia Oy:tlä kilpailutus-, pienhankinta- ja sopimuksenhallinta järjestelmät sekä optiot "Microsoft Azure/AD integraatio" sekä "sähköinen allekirjoitus Cloudia Sopimus".
Edelleen kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että HR-ohjelmiston hankintaan varatun investoitimäärärahan käyttötarkoitusta laajennetaan koskemaan myös sopimushallintaohjelmiston hankintaa.
Päätös
Merkittiin pöytäkirjaan, että asiantuntijana läsnä tämän asian käsittelyn ajan oli talousjohtaja Marika Silvennoinen.
Ehdotus hyväksyttiin.