Kaupunginhallitus, kokous 7.11.2022

Perustelut

Liikenne- ja viestintäministeri on aikanaan asettanut Arjen tietoyhteiskunnan toimintaohjelmaan työryhmän valmistelemaan sähköisten laskutuksen edistämistä ja käyttöönottoa. Työryhmän toimeksiannossa asetettiin tavoitteeksi julkisen sektorin ostolaskujen sähköistyminen vuoden 2009 loppuun mennessä. Tavoitteena oli edistää yritysten välistä sähköistä laskutusta ja nostaa Suomi EU:n kärkimaihin sähköisten laskujen käytössä sekä julkisella että yksityisellä sektorilla. Valtio on siirtynyt sähköisessä muodossa olevien laskujen eli verkkolaskujen vastaanottoon vuoden 2010 alusta alkaen.

Työ- ja elinkeinoministeriö on asettanut hankkeen reaaliaikatalouden edistämiseksi. Hankkeen toimikausi on 2021–2024. Hankkeen tavoitteena on hallitusohjelman mukaisesti edistää suomalaisen yhteiskunnan digiloikkaa. Valtiokonttori on mukana hankkeessa edistämässä rakenteisen talousdatan käyttöä. Rakenteiseksi talousdataksi lasketaan muun muassa verkkolaskut. Yksi hankkeen tärkeimmistä tavoitteista on se, että kaikista organisaatioiden välillä liikkuvista laskuista 90 prosenttia olisi verkkolaskuja vuoden 2023 loppuun mennessä. Julkisella sektorilla on hallitusohjelman mukaisesti veturin rooli tämän tavoitteen saavuttamiseksi.

Laitilan kaupungin talouspalvelut käsittelevät vuosittain noin 19 000 ostolaskua. Sähköisten laskujen määrä on noussut vuosien aikana melko hitaasti. Tällä hetkellä verkkolaskujen määrä on noin 70 % kaikista vastaanotetuista laskuista.

Paperiset tai sähköpostiin tulleet laskut joudutaan skannaamaan digitaaliseen muotoon ja siirtämään erikseen ostolaskujen kierrätysjärjestelmään, joka aiheuttaa turhia kustannuksia ja viiveitä laskujen käsittelyssä. Skannatut laskut käsitellään manuaalisesti ostolaskujen kierrätysjärjestelmässä, joka lisää mahdollisten virheiden määrää sekä hidastaa prosessia huomattavasti. Kirjepostin jakelupäiviä on vuosien saatossa karsittu runsaasti, joten laskun eräpäivä on saattanut jo mennä siinä vaiheessa, kun lasku lopulta saadaan järjestelmään. Henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin lähetetyt laskut puolestaan saattavat unohtua välittää eteenpäin tai välittämisessä voi olla pitkiä viiveitä esimerkiksi lomien vuoksi.

Nyt verkkolaskujen määrää pyritään kasvattamaan täyteen 100 %:iin, joka noudattaa ministeriöiden julkiselle sektorille asettamia tavoitteita. Toimintatapana sähköinen laskutus on kustannustehokas ja kestävän kehityksen mukainen niin laskun lähettäjälle kuin vastaanottajalle. Laitilan kaupungin laskut ovat lähes poikkeuksetta kotimaisia, eikä kaupungilla ole EU-hankkeita, joissa edellytettäisiin poikkeuksellista toimintatapaa. Sosiaali- ja terveyspalveluiden siirtyessä hyvinvointialueelle luottamuksellisia henkilötietoja sisältävien laskujen ja niiden liitteiden määrän odotetaan huomattavasti vähentyvän.

Verkkolaskutuksen edut ovat:

Lähettäjälle

•asiakaspalvelu paranee

•nopea laskunvälitys

•virheellisten suoritusten korjaukset vähenevät

•liikasuoritusten palautukset vähenevät

•manuaaliset työvaiheet vähenevät

•antaa nykyaikaisen kuvan

•materiaalikustannukset vähenevät (laskuja ei tarvitse tulostaa eikä postittaa)

•laskun seurattavuus paranee; verkkolasku siirtyy lähes reaaliaikaisesti vastaanottajalle

•lasku on perillä vastaanottajalla perinteistä laskua nopeammin

•sähköinen arkistointimahdollisuus

Vastaanottajalle

•työmäärä vähenee; manuaalisen työn osuus pienenee

•virheet vähenevät (tallennus- ja käsittelyvaiheessa)

•lasku saadaan nopeammin, vastaanottajat voivat hyödyntää kassa-alennukset paremmin, viivästyskulut vähenevät

•nopeuttaa laskun kierrätystä

•helpottaa arkistointia

•ympäristöystävällinen

Laitilan kaupungin tulee ministeriöiden suosituksia noudattaen olla mukana edistämässä sähköistä laskutusta siirtymällä kokonaan verkkolaskujen vastaanottoon. Kaupunki on parhaillaan ottamassa käyttöön uutta Basware InvoiceReady ostolaskujen kierrätysjärjestelmää. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä olisi käytössä 1.12.2022 lähtien. Uuteen järjestelmäkokonaisuuteen sisältyy Toimittajaportaali, joka on palvelu, jossa kotimaan ja ulkomaan laskut tehdään ja toimitetaan sähköisesti, jos laskun lähettäjän käytössä ei ole laskutusjärjestelmää. Maksuton palvelu toimii suomen, ruotsin ja englannin kielellä. Portaalin käyttö mahdollistaa sen, että myös pienet ja keskisuuret tavarantoimittajat ja palveluntuottajat voivat siirtyä verkkolaskutukseen.

Edellä kerrotun perusteella esitetään, että pelkästään sähköisten laskujen vastaanottoon voitaisiin siirtyä 1.1.2023 alkaen. Tiedottaminen muutoksesta, mitä se laskun lähettäjälle käytännössä tarkoittaa, tullaan tekemään samassa yhteydessä, kun toimittajia informoidaan uudesta verkkolaskutusosoitteesta.

Verkkolaskun kytkeminen osaksi tavaroiden ja palvelujen hankintaa nopeuttaa toimittajien siirtymistä verkkolaskuun. Tästä syystä jatkossa valmius verkkolaskuun tulee olla edellytyksenä kaikissa hankinnoissa jo tarjouspyyntövaiheessa.

Ehdotus

Esittelijä

Kaupunginhallitus päättää, että

- 1.1.2023 alkaen kaikissa Laitilan kaupungin tarjouspyynnöissä edellytetään toimittajilta valmiuksia verkkolaskutukseen,

- Laitilan kaupunki siirtyy kokonaan verkkolaskujen vastaanottoon 1.1.2023 alkaen ja

- mahdollisista poikkeustapauksista päättää talousjohtaja.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Merkittiin pöytäkirjaan, että asiantuntijana läsnä tämän asian käsittelyn ajan oli talousjohtaja Marika Silvennoinen.