Kaupunginhallitus, kokous 20.12.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 412 Leipomotuotteiden hankinta

LAIDno-2021-122

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 8.2.2021

Valmistelija

Heli Kiertokari-Laitinen, hallintojohtaja, heli.kiertokari@laitila.fi

Perustelut

Laitilan kaupungin hallintotoimi on kilpailuttanut leipomotuotteet eli tuoreet leivät ja leivonnaiset. Hankintaan sisältyy lisäksi tuotteiden toimitus mainittuihin toimituspisteisiin sekä Laitilassa että Vehmaalla. Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi toimittaja. Molemmat hankintayksiköt tekevät hankinnasta itsenäisen päätöksen ja sopimuksen. Liitteenä ovat hankinnan kuvaus  sekä sopimusluonnos.

Hankittavat tuotteet on kuvattu Hankittavat tuotteet -liitteellä (liite 2. Sisältää annetun tarjouksen, salainen sopimuksen allekirjoitukseen saakka). Liitteellä kuvatut tuotteet muodostavat tarjousten vertailuun vaikuttavan hintakorin. Tilaajilla on lisäksi oikeus tilata myös muita toimittajan valikoimissa olevia tuotteita. Näiden tuotteiden osalta tarjoajat toimittavat tarjouksensa liitteenä tuotteiden yleisen hinnaston sekä ilmoittavat tuotteiden alennusprosentin tuoteryhmittäin.

Tarjoaja vastaa siitä, että tarjottuja tuotteita on saatavilla koko sopimuskauden ajan. Mikäli tarjouksessa ilmoitettua tuotetta ei ole saatavilla, on toimittajan toimitettava tilaajalle korvaava tuote, joka täyttää tuotteelle asetetut vähimmäisvaatimukset ja joka vastaa tarjoajan tarjoamaa tuotetta laadullisesti. Ennen korvaavan tuotteen toimitusta toimittajan tulee hyväksyttää korvaava tuote tilaajalla. Korvaava tuote tulee tarjota samalla tarjoushinnalla kuin alkuperäinen tuote.

Hankintasopimus astuu voimaan sopimuksen allekirjoitusten jälkeen valitusajan päätyttyä maaliskuun 2021 aikana. Sopimus  on  voimassa määräaikaisena 31.12.2022 saakka. Lisäksi sopimukseen sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, mikäli hankintayksiköt päättävät jatkaa sopimusta. Optiot voidaan ottaa käyttöön vain, jos kaikki hankinnassa mukana olevat hankintayksiköt päättävät jatkaa sopimusta. Toimittajalla ei ole oikeutta kieltäytyä optiokausista.

Määräaikaan mennessä  tarjouksen jätti H.Kylänpään Leipomo Oy.  Saapunut tarjous avattiin 26.1.2021. Tilaisuudesta laadittiin avauspöytäkirja, jossa todettiin tarjoajan täyttäneen kelpoisuusehdot sekä tarjouksen olleen tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksen perusteella tehtiin arviointimenettely tarjouspyynnön valintaperusteiden mukaisesti. Saatu tarjous täyttää asetetut kelpoisuusvaatimukset sekä tarjouspyynnössä määritellyt palvelu - ja laatuvaatimukset.

 

Ehdotus

Esittelijä

Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi

Kaupunginhallitus hyväksyy leipomotuotteiden hankintaa koskevan  H. Kylänpään Leipomo Oy:n tarjouksen. Edelleen kaupunginhallitus valtuuttaa kaupunginjohtajan ja hallintojohtajan allekirjoittamaan sopimuksen.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus, 12.4.2021

Valmistelija

Heli Kiertokari-Laitinen, hallintojohtaja, heli.kiertokari@laitila.fi

Perustelut

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 8.2.2021 § 48 päättänyt tehdyn kilpailutuksen perusteella hyväksyä leipomotuotteet H.Kylänpään Leipomo Oy:n tarjouksen. Ko. yritys oli ainoa tarjouksen jättänyt taho. Yritys on sittemmin ilmoittanut, että koronaepidemian aiheuttamista taloustilanteen muutoksista johtuen se vetäytyy jättämänsä tarjouksen velvoitteista eikä allekirjoita sopimusta. 

Tarjouspyyntöasiakirjoissa on edellytetty, että tarjoajalla on riittävät resurssit sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseksi. Tarjouksen jättämällä tarjoaja on sitoutunut tarjouspyynnössä määriteltyihin ehtoihin. Tarjoaja kuintenkin kieltäytyy allekirjoittamasta sopimusta, joka perustuu tarjousasiakirjoissakin esitettyyn sopimusluonnokseen. Laitilan kaupungilla on yleisten sopimusoikeudellisten periaatteiden mukaisesti mahdollisuus vaatia  vahingonkorvausta mahdollisista vahingoista, joita tarjoajan hankintasopimuksen allekirjoittamisesta kieltäytyminen aiheuttaa. 

H. Kylänpää Leipomo Oy:n kieltäytyessä sopimuksen allekirjoittamisesta, Laitilan kaupungin on keskeytettävä nykyinen kilpailutus ja kilpailutettava hankinta uudelleen.

Hankintalain 81 §:n 1 momentin 9 kohdan mukaan hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle ehdokkaan tai tarjoajan, jonka suorituksissa aikaisemmissa hankintasopimuksissa tai käyttöoikeussopimuksissa on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita jonkin keskeisen vaatimuksen toteuttamisessa; lisäedellytyksenä on, että puutteet ovat johtaneet kyseisen aikaisemman sopimuksen ennenaikaiseen irtisanomiseen, purkamiseen, vahingonkorvauksiin tai muihin vastaaviin sanktioihin. H. Kylänpää Leipomo Oy:n kieltäytyminen hankintasopimuksen allekirjoittamisesta on merkittävä ja olisi sopimuksen voimassa ollessa sanktioihin johtava suorituksen puute. Kieltäytyminen voidaan tulkita vertautuvan hankintalaissa tarkoitettuihin perusteisiin sulkea kyseinen palveluntarjoaja kilpailutusten ulkopuolelle. Tällainen sulkeminen voidaan tehdä aina kilpailutuskohtaisesesti siihen saakka, kunnes kolme vuotta on kulunut kyseiset perusteet täyttävästä suorituksen puutteesta tai tähän vertautuvasta tapahtumasta. H. Kylänpää Leipomo Oy:n mahdollisuutta osallistua Laitilan kaupungin kilpailutuksiin on tulevaisuudessa arvioitava näitä perusteita vasten.

Leipomotuotteiden osalta kyse on ruokapalvelusta, jossa ei voi ilmetä katkoksia. Uudelleen käynnistettävän hankinnan aikana on perusteltua jatkaa sopimusta nykyisen palveluntuottajan kanssa sellaisin sopimusmuutoksin, että sopimuksen voimassaoloaika jatkuu kunnes uudelleen käynnistettävän kilpailutuksen perusteella valittavan palveluntuottajan kanssa saadan aloitettua uusi sopimuskausi. Muilta kuin keston osalta nykyistä sopimusta jatketaan sopimusmuutoksen jälkeen sellaisenaan.  Aikaisempi toimija eli Verasen leipomo suostuu jatkamaan toimituksiaan entisin ehdoin siihen saakka, kunnes uusi kilpailutus on saatu päätökseen.

Ehdotus

Esittelijä

Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä H.Kylänpään Leipomo Oy:n vetäytymisen leipomotuotteiden hankinnasta ennen sopimuksen allekirjoittamista perusteena koronaepidemian yritykselle tuomat taloudelliset muutokset.

Edelleen kaupunginhallitus päättää, että se keskeyttää menneillään olleen leipomotuotteiden kilpailutuksen. Lisäksi kaupunginhallitus päättää edelleen käynnistää leipomotuotteiden kilpailutuksen uudelleen. Nykyistä sopimusta Veraisen Leipomon kanssa jatketaan sopimusmuutoksella entisin ehdoin siihen asti, kunnes kilpailutus saadaan päätökseen ja uusi sopimuskausi alkamaan. 

Lisäksi kaupunginhallitus toteaa, että H.Kylänpää Leipomo Oy:n mahdollisuuksia osallistua Laitilan kaupungin kilpailutuksiin tullaan arvioimaan edellä kuvattujen perusteiden mukaisesti ja tarvittaessa tullaan käyttämään mahdollisuutta sulkea palveluntarjoaja mahdollisten tulevien tarjouskilpailujen ulkopuolelle, mikäli hankintalaki tämän mahdollistaa ja menettely on kaupungin edun mukainen.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallitus, 8.11.2021

Valmistelija

Heli Kiertokari-Laitinen, hallintojohtaja, heli.kiertokari@laitila.fi

Perustelut

Leipomotuotteiden tarjouspyynnössä tarjottavat tuotteet oli jaettu kahteen ryhmään ns. ruokaleipiin sekä makeisiin leivonnaisiin. Tarjouspyyntöön ei saatu yhtään tarjousta kumpaankaan osa-alueeseen. Nykyinen sopimus on määräaikainen, koska varsinainen sopimuskausi on päättynyt jo aikaisemmin. Suorahankintaan ei ole lainmukaista mahdollisuutta.

Jotta tarjouksia saataisiin, tulee harkita ehdottomien vaatimusten keventämistä. 

 

Ehdotus

Esittelijä

Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi

Kaupunginhallitus päättää kilpailuttaa leipomotuotteet uudelleen siten, että hyväksytään tarjoajan  Rating Alfa A -luottoluokitusta  huonompi arvo, mikäli yritys selvityksellään voi muutoin osoittaa kykenevänsä tarjoamaan vaaditun mukaisen palvelun. Kaikki työnantajan velvoitteet (verot, vakuutuukset yms.) on oltava suoritettu hyväksytysti. Kaupunginhallitus valtuuttaa viranhaltijan jatkamaan määräaikaista sopimusta nykyisen toimittajan kanssa, kunnes seuraava hankintapäätös on tehty.

 

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin. 

Valmistelija

  • Heli Kiertokari-Laitinen, hallintojohtaja, heli.kiertokari@laitila.fi

Perustelut

Leipomotuotteiden tarjouspyynnössä tarjottavat tuotteet oli jaettu kahteen ryhmään ns. ruokaleipiin sekä makeisiin leivonnaisiin. Tiistaina 14.12.2021 päättyneeseen tarjouspyyntöön saatiin yksi tarjous molempiin osa-alueisiin. Tarjous täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. 

Ehdotus

Esittelijä

  • Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Veraisen Leipomo Oy:n tarjouksen leipomotuotteiden toimittamisesta annetun tarjouksen mukaisesti ja valtuuttaa hallintojohtajan allekirjoittamaan sopimuksen.

 

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

keittiöpäällikkö, palveluntuottaja

Muutoksenhaku

OIKAISUOHJE JA VALITUSOSOITUS (yleinen)

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) mukaan hakea muutosta vaatimalla hankintayksiköltä oikaisua (hankintaoikaisu). Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää hankintalain 15 §:n mukaisen kynnysarvon[1].

I   Oikaisuohje

Hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi vaatia hankintalain 80-83 §:n mukaan hankintaoikaisua. Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Asianosaisen on vaadittava hankintaoikaisua 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta.

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen sisältö

Hankintaoikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimuksesta on käytävä ilmi oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Vaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin vaatimuksen tekijä vetoaa, jolleivät ne jo ole hankintayksikön hallussa.

Toimitusosoite

Hankintaoikaisuvaatimus toimitetaan hankintayksikölle.

Hankintayksikön yhteystiedot:
Laitilan kaupunginhallitus, PL 25, 23801 Laitila
Käyntiosoite: Keskuskatu 30
Sähköposti: hallinto@laitila.fi

Hankintaoikaisuvaatimuksen vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

II Valitusosoitus markkinaoikeuteen

Tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi tekemällä valituksen.

Julkisista hankinnoista annetun lain 86 §:n mukaan puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa. Lupa on myönnettävä, jos:

  1. asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää; tai
  2. siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä valitusosoituksineen.

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen hankintalain 78 §:n 1 nojalla noudattamatta odotusaikaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä hankintapäätös oheisasiakirjoineen katsotaan saaduksi tiedoksi sinä päivänä, jolloin päätöksen oheisasiakirjoineen sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle, vastaanottajan katsotaan saaneen asiasta tiedon seitsemäntenä päivänä sen lähettämisestä, jollei tiedoksiannon näytetä tapahtuneen myöhemmin. Käytettäessä todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Valituksen sisältö

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa. Valittajan, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava valituskirjelmä.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, johon haetaan muutosta, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta. Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten hallintolainkäyttölain 21 §:ssä säädetään.

Valituksen toimittaminen

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä. Itse tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan.

Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensiksi seuraavana arkipäivänä.

Valituskielto

Hankintalain 102 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta kuntalain eikä hallintolainkäyttölain nojalla.

Puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan ei saa hakea muutosta valittamalla, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa hankintalain 86 §:n mukaisesti.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle

Hankintalain 88 §:n nojalla hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava hankintayksikön kohdassa I mainittuun osoitteeseen.

Markkinaoikeuden osoite ja muut yhteystiedot

Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5, 00520 HELSINKI
puh. 029 56 43300, fax 029 56 43314
sähköposti: markkinaoikeus@oikeus.fi

 

[1] Kansallisen kynnysarvon suuruus on 1.1.2017 lukien:

  • 60.000 € tavarat ja palvelut
  • 100.000 € eräät koulutuspalveluhankinnat
  • 400.000 € terveydenhoito –ja sosiaalipalvelut
  • 300.000 € muut erityiset palvelut
  • 150.000 € rakennus –ja käyttöoikeusurakat
  • 500.000 € julkiset käyttöoikeussopimukset