Kaupunginhallitus, kokous 8.11.2021

Perustelut

Laitilan kaupungin hallintotoimi on kilpailuttanut leipomotuotteet eli tuoreet leivät ja leivonnaiset. Hankintaan sisältyy lisäksi tuotteiden toimitus mainittuihin toimituspisteisiin sekä Laitilassa että Vehmaalla. Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi toimittaja. Molemmat hankintayksiköt tekevät hankinnasta itsenäisen päätöksen ja sopimuksen. Liitteenä ovat hankinnan kuvaus  sekä sopimusluonnos.

Hankittavat tuotteet on kuvattu Hankittavat tuotteet -liitteellä (liite 2. Sisältää annetun tarjouksen, salainen sopimuksen allekirjoitukseen saakka). Liitteellä kuvatut tuotteet muodostavat tarjousten vertailuun vaikuttavan hintakorin. Tilaajilla on lisäksi oikeus tilata myös muita toimittajan valikoimissa olevia tuotteita. Näiden tuotteiden osalta tarjoajat toimittavat tarjouksensa liitteenä tuotteiden yleisen hinnaston sekä ilmoittavat tuotteiden alennusprosentin tuoteryhmittäin.

Tarjoaja vastaa siitä, että tarjottuja tuotteita on saatavilla koko sopimuskauden ajan. Mikäli tarjouksessa ilmoitettua tuotetta ei ole saatavilla, on toimittajan toimitettava tilaajalle korvaava tuote, joka täyttää tuotteelle asetetut vähimmäisvaatimukset ja joka vastaa tarjoajan tarjoamaa tuotetta laadullisesti. Ennen korvaavan tuotteen toimitusta toimittajan tulee hyväksyttää korvaava tuote tilaajalla. Korvaava tuote tulee tarjota samalla tarjoushinnalla kuin alkuperäinen tuote.

Hankintasopimus astuu voimaan sopimuksen allekirjoitusten jälkeen valitusajan päätyttyä maaliskuun 2021 aikana. Sopimus  on  voimassa määräaikaisena 31.12.2022 saakka. Lisäksi sopimukseen sisältyy kaksi (2) yhden (1) vuoden optiokautta, mikäli hankintayksiköt päättävät jatkaa sopimusta. Optiot voidaan ottaa käyttöön vain, jos kaikki hankinnassa mukana olevat hankintayksiköt päättävät jatkaa sopimusta. Toimittajalla ei ole oikeutta kieltäytyä optiokausista.

Määräaikaan mennessä  tarjouksen jätti H.Kylänpään Leipomo Oy.  Saapunut tarjous avattiin 26.1.2021. Tilaisuudesta laadittiin avauspöytäkirja, jossa todettiin tarjoajan täyttäneen kelpoisuusehdot sekä tarjouksen olleen tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksen perusteella tehtiin arviointimenettely tarjouspyynnön valintaperusteiden mukaisesti. Saatu tarjous täyttää asetetut kelpoisuusvaatimukset sekä tarjouspyynnössä määritellyt palvelu - ja laatuvaatimukset.

Perustelut

Kaupunginhallitus on kokouksessaan 8.2.2021 § 48 päättänyt tehdyn kilpailutuksen perusteella hyväksyä leipomotuotteet H.Kylänpään Leipomo Oy:n tarjouksen. Ko. yritys oli ainoa tarjouksen jättänyt taho. Yritys on sittemmin ilmoittanut, että koronaepidemian aiheuttamista taloustilanteen muutoksista johtuen se vetäytyy jättämänsä tarjouksen velvoitteista eikä allekirjoita sopimusta. 

Tarjouspyyntöasiakirjoissa on edellytetty, että tarjoajalla on riittävät resurssit sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseksi. Tarjouksen jättämällä tarjoaja on sitoutunut tarjouspyynnössä määriteltyihin ehtoihin. Tarjoaja kuintenkin kieltäytyy allekirjoittamasta sopimusta, joka perustuu tarjousasiakirjoissakin esitettyyn sopimusluonnokseen. Laitilan kaupungilla on yleisten sopimusoikeudellisten periaatteiden mukaisesti mahdollisuus vaatia  vahingonkorvausta mahdollisista vahingoista, joita tarjoajan hankintasopimuksen allekirjoittamisesta kieltäytyminen aiheuttaa. 

H. Kylänpää Leipomo Oy:n kieltäytyessä sopimuksen allekirjoittamisesta, Laitilan kaupungin on keskeytettävä nykyinen kilpailutus ja kilpailutettava hankinta uudelleen.

Hankintalain 81 §:n 1 momentin 9 kohdan mukaan hankintayksikkö voi päätöksellään sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle ehdokkaan tai tarjoajan, jonka suorituksissa aikaisemmissa hankintasopimuksissa tai käyttöoikeussopimuksissa on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita jonkin keskeisen vaatimuksen toteuttamisessa; lisäedellytyksenä on, että puutteet ovat johtaneet kyseisen aikaisemman sopimuksen ennenaikaiseen irtisanomiseen, purkamiseen, vahingonkorvauksiin tai muihin vastaaviin sanktioihin. H. Kylänpää Leipomo Oy:n kieltäytyminen hankintasopimuksen allekirjoittamisesta on merkittävä ja olisi sopimuksen voimassa ollessa sanktioihin johtava suorituksen puute. Kieltäytyminen voidaan tulkita vertautuvan hankintalaissa tarkoitettuihin perusteisiin sulkea kyseinen palveluntarjoaja kilpailutusten ulkopuolelle. Tällainen sulkeminen voidaan tehdä aina kilpailutuskohtaisesesti siihen saakka, kunnes kolme vuotta on kulunut kyseiset perusteet täyttävästä suorituksen puutteesta tai tähän vertautuvasta tapahtumasta. H. Kylänpää Leipomo Oy:n mahdollisuutta osallistua Laitilan kaupungin kilpailutuksiin on tulevaisuudessa arvioitava näitä perusteita vasten.

Leipomotuotteiden osalta kyse on ruokapalvelusta, jossa ei voi ilmetä katkoksia. Uudelleen käynnistettävän hankinnan aikana on perusteltua jatkaa sopimusta nykyisen palveluntuottajan kanssa sellaisin sopimusmuutoksin, että sopimuksen voimassaoloaika jatkuu kunnes uudelleen käynnistettävän kilpailutuksen perusteella valittavan palveluntuottajan kanssa saadan aloitettua uusi sopimuskausi. Muilta kuin keston osalta nykyistä sopimusta jatketaan sopimusmuutoksen jälkeen sellaisenaan.  Aikaisempi toimija eli Verasen leipomo suostuu jatkamaan toimituksiaan entisin ehdoin siihen saakka, kunnes uusi kilpailutus on saatu päätökseen.