Perustelut
Laitilan kaupungin hallintosääntö 77 §:
Kaupunginhallituksen tiedonhallinnan tehtävät
Kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2. vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kaupungin eri tehtävissä.
Tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut ovat:
1. Vastuu tiedonhallintalain mukaisten kuvausten koostamisesta ja ylläpidosta (tiedonhallintamalli 5 §), muutosvaikutusten arviointi (5 §) ja asiakirjajulkisuutta koskeva kuvaus (28 §),
2. Vastuu 19 §:ssä säädetystä tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja saatavuudesta,
3. Vastuu tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietojärjestelmien toiminnasta ja yhteen toimivuudesta sekä tietovarantojen yhteen toimivuudesta (2 §:n 13 kohta, 5 §, 12-17 §, 22-24 §) ja
4. Vastuu asianhallinnnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämisestä sekä tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä (21 §, 25-27 §).
Tiedonhallintayksikkönä toimii kunta.
Tiedonhallintamalli
Tiedonhallintamallin laatiminen perustuu julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa (tiedonhallintalaki 906/2019) säädettyyn kuvausvelvollisuuteen. Lisäksi tiedonhallintaa säätelee laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (digipalvelulaki 306/2019).
Tiedonhallintamalli
- kuvaa ja määrittää kaupungin omassa sisäisessä ja ulkoisessa toimintaympäristössä tapahtuvaa tiedonhallintaa
- tukee tiedon elinkaaren hallintaa ja siten tiedon eheyden, saatavuuden ja luottamuksellisuuden varmistamista.
Tiedonhallintamallia tulee ylläpitää jatkuvasti; prosessien ja ohjelmistojen muuttuessa tulee päivitykset tehdä muutoksia vastaaviksi.
Kaupungin tiedonhallintaryhmä on valmistellut tiedonhallintamallin yhdessä toimialojen eri toimintaprosesseista vastaavien kanssa.
Asiakirjajulkisuuskuvaus
Laitilan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kaupungin tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Tiedonhallintayksikön on julkaistava kuvaus yleisessä tietoverkossa siltä osin kuin kuvauksen tiedot eivät ole salassa pidettäviä.
Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8 §).
Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista, tietoryhmistä sekä tietoaineistojen saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Laitilan kaupungin asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Tiedonhallintaryhmä on yhdessä toimialojen kanssa valmistellut Laitilan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvauksen yleisen osan sekä toimialojen omat asiakirjajulkisuuskuvaukset.
Ehdotus
Esittelijä
-
Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi
Kaupunginhallitus päättää seuraavaa:
- hyväksyy liitteen mukaisen Laitilan kaupungin tiedonhallintamallin
- toimialojen tietopalveluvastaavat päivittävät tiedonhallintamalliin prosessimuutoksia tai ohjelmistojen nimimuutoksia teknisluonteisina korjauksina tarpeen mukaan
- oleellisista muutoksista tiedonhallintamalliin päättää kaupunginhallitus
- hyväksyy Laitilan kaupungin asiakirjajulkisuuskuvauksen yleisen osan sekä toimialojen asiakirjajulkisuuskuvaukset.
Päätös
Ehdotus hyväksyttiin.
Merkittiin pöytäkirjaan, että asiantuntijana läsnä asian käsittelyn ajan oli tietopalvelu- ja työhyvinvointipäällikkö Tarja Saarela.