Perustelut
Laitilan kaupungin pääkirjanpitopalvelun tuottamisesta on tehty sopimus Sarastia Oy:n kanssa ensin 1.9.2019–30.4.2020 väliselle ajalle ja sen jälkeen sopimusta jatkettiin 30.4.2021 saakka. Laitilan kaupungin pääkirjanpitäjä irtisanoutui elokuun alussa 2019.
Kaupunginhallitus myönsi kokouksessaan 10.2.2020 täyttöluvan pääkirjanpitäjän toistaiseksi voimassaolevalle tehtävälle. Pääkirjanpitäjän tehtävä oli haettavana te-palvelut.fi (mol)- ja kuntarekry.fi –sivustoilla 20.2.2020–5.3.2020 välisenä aikana. Määräaikaan mennessä pääkirjanpitäjän tehtävään saapui yksi hakemus. Hakijalla ei ollut tehtävään vaadittua pätevyyttä. Kaupunginhallitus päätti controllerin tehtävän perustamisen yhteydessä lakkauttaa pääkirjanpitäjän toimen ja taloussuunnittelijan viran 1.1.2021 alkaen.
Kaupunginhallitus päätti kesäkuussa 2020, että palkka- ja taloushallintopalveluja ei kokonaisuutena ulkoisteta vaan palvelut tuotetaan edelleen pääsääntöisesti omana työnä. Lisäksi pyritään kehittämään olemassa olevia ohjelmistoja. Ostopalveluja hyödynnetään tarvittaessa.
Pääkirjanpitäjän tehtävä on pienessä organisaatiossa ollut haavoittuvainen, koska osaaminen on ollut vain yhden henkilön varassa. Palvelun ulkoistamisella Sarastia Oy:lle tavoiteltiin muun muassa kyseisen henkilöriskin pienentämistä. Lisäksi kaupungille on ollut ensiarvoisen tärkeää, että tilinpäätös sekä muut raportointivelvoitteet saataisiin valmiiksi kuntalain edellyttämässä ajassa.
On kuitenkin käynyt ilmi, että myös Sarastiassa Laitilan kaupungin kirjanpitopalvelut ovat olleet yhden henkilön varassa ja henkilöriski on realisoitunut kirjanpitäjän pitkän poissaolon vuoksi. Laitilan kirjanpitoa hoitanut henkilö on ollut poissa tammikuun lopusta lähtien ja poissaolo jatkunee ainakin koko tilinpäätösajan. Sarastia ei ole kyennyt järjestämään toimivia sijaisjärjestelyjä ilmeisesti Laitilan kaupungin käyttämien järjestelmien osaamisen puutteesta johtuen ja tilinpäätöksen teossa ollaan niin paljon jäljessä, että sen valmiiksi saattaminen lain edellyttämässä ajassa on vaarantunut.
Sarastia ei ole useista pyynnöistä ja säännöllisistä teams-kokouksista huolimatta pystynyt esittämään selkeää suunnitelmaa, eikä aikataulua tilinpäätöksen valmiiksi saattamiseksi ajoissa. Laitilan kaupungin tilinpäätösprosessia ei Sarastian puolelta näytä koordinoivan kukaan, vaan tehtäviä on jaettu useille eri henkilöille, joilla ei kuitenkaan vaikuta olevan tarpeeksi aikaa perehtyä kaupungin tilinpäätösprosessiin.
Kirjanpidon ulkoistamisella tavoiteltiin myös prosessien järkeistämistä ja kehittämistä ammattitaitoisen kirjanpitäjän avulla. Valitettavasti tämäkään tavoite ei ole toteutunut odotusten mukaisesti, sillä Sarastian henkilökunnalla ei ole Laitilan kaupungin toimintakentän ja nykyisten prosessien riittävää tuntemusta. Tästä johtuen palvelu on ollut reaktiivista ennemmin kuin proaktiivista ja virheiden selvittely sekä ongelmanratkaisutehtävät ovat jääneet lähes yksinomaan Laitilan kaupungin jo ennestään kuormittuneiden talouspalveluiden tehtäväksi. Resurssien puutteesta johtuen taloushallinnon prosessien ja järjestelmien kehitys on jäänyt jälkeen. Osa järjestelmistä on vanhentuneita, eivätkä ne tuota organisaation tarvitsemaa informaatiota kaikilta osin automaattisesti. Konserniohjelman tuki loppuu vuoden 2021 aikana.
Edellä mainituista syistä Laitilan kaupunki tarvitsisi mahdollisimman nopeasti kaksi omaa kirjanpitäjää. Kaksi kirjanpitäjää mahdollistaisi toimivat sijaisjärjestelyt sekä varmistaisi, että myös kirjanpitojärjestelmien ja prosessien kehitystyölle jäisi riittävästi aikaa.
Jotta uusien henkilöiden perehdytys sekä järjestelmien käyttöoikeuksien siirto oltaisiin saatu hoidettua mahdollisimman sujuvasti, Sarastia Oy:ltä pyydettiin tarkistettua tuntihintapohjaista tarjousta kirjanpitopalveluiden tuottamisesta Laitilan kaupungille ajalle 1.5.2021–30.4.2022. Pääkirjanpitopalvelun tuntihinta on tämän hetkisen sopimuksen mukaan ollut 85 euroa ja veloitus on tapahtunut toteutuneiden työtuntien mukaisesti. Sarastia Oy:n sopimukselle antama työtuntiarvio on ollut 50-100 tuntia / kk. Ajalla 1.1.2020-31.12.2020 tilinpäätösajan ulkopuolella huhti-marraskuussa tunteja on toteutunut 188 ja tilinpäätösaikaan joulukuusta maaliskuuhun tunteja on kertynyt 410. Pääkirjanpitopalvelu on toteutettu etätyönä Laitilan kaupungin laitteilla.
Sarastia ilmoitti 9.3.2021, että nykyisellä ratkaisulla heidän ei ole mahdollista jatkaa Laitilan kaupungin taloushallinnon sopimusta 30.4.2021 jälkeen.
Ehdotus
Esittelijä
-
Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi
Kaupunginhallitus päättää palauttaa kirjanpitopalvelut omaksi työksi.
Päätös
Ehdotus hyväksyttiin.
Merkittiin pöytäkirjaan, että läsnä tämän asian käsittelyn ajan asiantuntijana oli talousjohtaja Marika Silvennoinen.