Perustelut
Laitilan kaupungin hallinnon organisaation uudistaminen on aloitettu kaupunginhallituksen päätöksellä 7.10.2019. Henkilöstön vaihtuvuus on tämän aloitusajankohdan jälkeen ollut huomattavaa.
Kaupunginvaltuusto päätti 9.11.2020 hallintosäännön muutoksista, jotka tulivat voimaan vuoden 2021 alusta. Muutosten mukaisesti talouspalvelut siirtyivät erilliseksi yksikökseen, jota johtaa talousjohtaja suoraan kaupunginjohtajan alaisuudessa. Hallinnon uudistamisen tavoitteena oli muun muassa vahvistaa hallinto- ja talouspalveluiden johtamista sekä selkeyttää hallintotoimen toimenkuvia ja vastuita. Uudistuksen tavoitteena oli lisäksi vahvistaa sekä työntekijöiden että johdon saamaa tukea, mahdollistaa ajankäyttöä kehittämistyöhön ja varmistaa toimivat sijaisjärjestelyt.
Laitilan kaupungilla oli vielä vuonna 2014 kirjanpitäjä ja pääkirjanpitäjä. Kirjanpitäjän jäätyä eläkkeelle kirjanpitopalvelut jäivät yhden pääkirjanpitäjän varaan. Pääkirjanpitäjä irtisanoutui elokuun alussa 2019. Kaupunginhallitus myönsi kokouksessaan 10.2.2020 täyttöluvan pääkirjanpitäjän toistaiseksi voimassaolevalle tehtävälle. Pääkirjanpitäjän tehtävä oli haettavana te-palvelut.fi (mol)- ja kuntarekry.fi –sivustoilla 20.2.2020–5.3.2020 välisenä aikana. Määräaikaan mennessä tehtävään saapui yksi hakemus. Hakijalla ei ollut tehtävään vaadittua pätevyyttä. Kaupunginhallitus päätti controllerin tehtävän perustamisen yhteydessä lakkauttaa pääkirjanpitäjän toimen ja taloussuunnittelijan viran 1.1.2021 alkaen. Laitilan kaupungin pääkirjanpitopalvelun tuottamisesta tehtiin sopimus Sarastia Oy:n kanssa ensin 1.9.2019–30.4.2020 väliselle ajalle ja sen jälkeen sopimusta jatkettiin 30.4.2021 saakka.
Kaupunginhallitus päätti kesäkuussa 2020, että palkka- ja taloushallintopalveluja ei kokonaisuutena ulkoisteta, vaan palvelut tuotetaan edelleen pääsääntöisesti omana työnä. Lisäksi pyritään kehittämään olemassa olevia ohjelmistoja. Ostopalveluja hyödynnetään tarvittaessa.
Ulkoistusprosessin aikana on käynyt ilmi, ettei Sarastia Oy:n tarjoama palvelu ole yksin riittänyt kattamaan kaupungin tarvitsemia kirjanpitopalveluja, vaan Laitilan kaupunki tarvitsisi pikaisella aikataululla omat kirjanpitäjät. Jotta kirjanpitäjien perehdytys sekä järjestelmien käyttöoikeuksien siirto oltaisiin saatu hoidettua mahdollisimman sujuvasti, Sarastia Oy:ltä pyydettiin tarkistettua tuntihintapohjaista tarjousta kirjanpitopalveluiden tuottamisesta Laitilan kaupungille ajalle 1.5.2021–30.4.2022.
Pääkirjanpitopalvelun tuntihinta on tämän hetkisen sopimuksen mukaan 85 euroa ja veloitus on tapahtunut toteutuneiden työtuntien mukaisesti. Sarastia Oy:n sopimukselle antama työtuntiarvio on ollut 50-100 tuntia kuukaudessa, mutta Sarastia Oy ei ole pystynyt tuottamaan etukäteen arvioimaansa ja Laitilan kaupungin tarvitsemaa tuntimäärää, jolloin palvelun laatu on kärsinyt, eikä ulkoistuksen tavoitteita olla kaikilta osin saavutettu. Pääkirjanpitopalvelu on toteutettu etätyönä Laitilan kaupungin laitteilla.
Sarastia Oy ilmoitti 9.3.2021, että nykyisellä ratkaisulla heidän ei ole mahdollista jatkaa Laitilan kaupungin taloushallinnon sopimusta 30.4.2021 jälkeen. Näin ollen Laitilan kaupunki tarvitsisi kaksi omaa kirjanpitäjää 1.4.2021 lukien. Kaksi kirjanpitäjää mahdollistaisi toimivat sijaisjärjestelyt sekä varmistaisi, että myös kirjanpitojärjestelmien ja prosessien kehitystyölle jäisi riittävästi aikaa.
Kaksi kirjanpitäjän tehtävää ehdotetaan julistettavan auki haettavaksi. Kirjanpitäjät toimisivat talousjohtajan alaisena osana talouspalveluiden yksikköä. Talouspalveluyksikkö vastaa kaupungin talouspalveluista ja hankintojen koordinoinnista ja kehittämisestä sekä konserniyhtiöiden ohjauksesta ja seurannasta. Kirjanpitäjät toimisivat tarvittaessa myös controllerin, laskentasihteerin ja pääkassanhoitajan sijaisina.
Kirjanpitäjien tehtäviin kuuluisivat Laitilan kaupungin tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen laadinta yhdessä talouspalveluiden henkilöstön kanssa. Kirjanpitäjät vastaisivat päivittäisestä kirjanpidosta, alv-tilityksistä, kuukausiraportoinnista, käyttöomaisuuskirjanpidosta sekä talous- ja toimintatilastoista. Kirjanpitäjät olisivat mukana Laitilan kaupungin talousarvion valmistelussa, taloushallinnon järjestelmien ja prosessien kehitystyössä sekä toimisivat taloushallinnon järjestelmien pääkäyttäjinä.
Kirjanpitäjien kelpoisuusvaatimuksena olisi tehtävään soveltuva tutkinto (esim. tradenomi tai merkonomi), kokemus tilinpäätöksen laadinnasta sekä kirjanpidon kannalta olennaisen lainsäädännön tuntemus. Eduksi katsottaisiin kunnan taloushallinnon tuntemus sekä hyvä järjestelmäosaaminen.
Hallintosäännön 52 §:n mukaan vakinaisen tai yli 12 kuukauden määräaikaisen virka- tai työsuhteen täyttämiseen vaaditaan täyttölupa, jonka myöntää kaupunginhallitus. Kaupunginjohtaja myöntää täyttöluvan enintään 12 kuukauden mittaisiin virka- tai työsuhteisiin.
Palkattaessa tehtävään määräajaksi, tulee olla olemassa laillinen peruste. Perusteena voi olla tehtävän luonne, sijaisuus, avoinna olevan tehtävän hoidon järjestäminen, harjoittelu tai muu näihin rinnastettava määräaikaista virkasuhdetta edellyttävä seikka. Sote- ja maakuntauudistuksen mahdollinen toteutuminen ei ole laillinen määräaikaisuuden peruste (mm. KT).
Täyttölupaa kahden kirjanpitäjän tehtäviin haetaan siten, että uusien työntekijöiden tehokas perehdytys onnistuu mahdollisimman kattavasti, eikä kirjanpitopalveluihin tule katkosta. Tehtävät olisi tarkoitus täyttää 1.4.2021 lukien. Täyttöluvilla ei ole vaikutusta vuoden 2021 talousarvioon, sillä kaupunginhallitus päätti jo kesäkuussa 2020, että palkka- ja taloushallintopalveluja ei kokonaisuutena ulkoisteta, vaan palvelut tuotetaan edelleen pääsääntöisesti omana työnä. Lisäksi pyritään kehittämään olemassa olevia ohjelmistoja. Ostopalveluja hyödynnetään tarvittaessa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi
Kaupunginhallitus päättää perustaa kaksi kirjanpitäjän tehtävää ja myöntää täyttöluvat kahteen toistaiseksi voimassa olevaan kirjanpitäjän tehtävään 1.4.2021 alkaen. Kirjanpitäjien tehtäviin kuuluvat Laitilan kaupungin tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen laadinta yhdessä talouspalveluiden henkilöstön kanssa. Kirjanpitäjät vastaavat päivittäisestä kirjanpidosta, alv-tilityksistä, kuukausiraportoinnista, käyttöomaisuuskirjanpidosta sekä talous- ja toimintatilastoista. Kirjanpitäjät ovat mukana Laitilan kaupungin talousarvion valmistelussa, taloushallinnon järjestelmien ja prosessien kehitystyössä sekä toimivat taloushallinnon järjestelmien pääkäyttäjinä.
Tehtäviin valittavien kelpoisuusvaatimuksena on tehtävään soveltuva tutkinto (esim. tradenomi tai merkonomi), kokemus tilinpäätöksen laadinnasta sekä kirjanpidon kannalta olennaisen lainsäädännön tuntemus. Eduksi katsotaan kunnan taloushallinnon tuntemus sekä hyvä järjestelmäosaaminen.
Päätös
Ehdotus hyväksyttiin.
Merkittiin pöytäkirjaan, että läsnä tämän asian käsittelyn ajan asiantuntijana oli talousjohtaja Marika Silvennoinen.