Perustelut
Lifecare-potilastietojärjestelmän versiopäivitys ja siirtyminen yhteisen palvelinalustan käyttäjäksi
Laitilan kaupunki käyttää TietoEVRYn Lifecare-potilastietojärjestelmää terveydenhuollon palveluiden tuottamiseen. Sovelluksesta on julkaistu uusia vuosiversioita, joita ei ole osin toimittajasta johtuvista syistä kyetty ottamaan käyttöön kunnissa. Huomionarvoista on, että nykyinen ohjelmistoversio on jäämässä pois TietoEVRYn tukipalvelun piiristä. Sovelluksen alla toimiva Windows -käyttöjärjestelmä ja SQL-tietokantaohjelmisto vaativat myös päivittämistä.
Laitilan kaupungilla on käytössä Lifecare-potilastietojärjestelmän vuosijulkaisu 2015, josta päättyy ohjelmistotoimittaja TietoEVRYn tuki kuluvana vuonna. Lifecare 2015-vuosiversio ei myöskään tue eikä siihen ole saatavana kaikkia niitä toiminnallisuuksia, joita terveydenhuollon toimijoilta lakisääteisesti edellytetään ensi vuoden alusta alkaen. Lisäksi potilastietojärjestelmän osat on asennettu tuen piiristä poistuneille Windows-alustoille, joihin ei enää ole saatavana tietoturvapäivityksiä.
Jotta tekninen kehitysvelka saadaan kurottua umpeen ja ohjelmiston lakisääteiset toiminnallisuudet asetettua ajan tasalle, järkevin vaihtoehto on liittyä Varsinais-Suomen kuntien yhteiseen Lifecare-käyttöpalvelualustaan, josta kohdennetaan ohjelmiston vaatimia palvelinresursseja kaikille yhteisesti 2M-IT:n konesalista, jonka omistajiin myös Laitilan kaupunki kuuluu. Tässä mallissa Lifecare-palvelimet siirretään/integroidaan 2M-IT:n konesaliin, joka jatkossa ylläpitää näitä ja tarjoaa tähän liittyvää tukea ympäri vuorokauden. Kuntien yhteisessä käyttöpalvelualusta-mallissa voidaan palvelinresurssien lisäksi yhteiskäyttää esim. palvelinlisenssejä, eikä jokaisen Lifecare-käyttäjäyhteisön tarvitse niitä erikseen hankkia. Järjestelmiä voidaan tulevaisuudessa mahdollisesti päivittää samanaikaisesti eikä eri kuntien / sote-yhtymien välille synny versio-eroavaisuuksia, kuten nyt on käynyt.
Lähes kaikilla Varsinais-Suomen Lifecare-potilastietojärjestelmän käyttäjäkunnilla on samanlainen tarve päivittää järjestelmää. Tästä syystä asiaa on käsitelty alueen Lifecare-käyttäjien sote- ja IT-johdon yhteisissä kokouksissa touko-kesäkuussa 2021. Johdon yhteinen näkemys on, että järjestelmän päivitykset tulee aloittaa heti kesälomien jälkeen 2021 eikä niitä voi lykätä myöhemmin toteutettavaksi.
Lifecare-potilastietojärjestelmän päivitystarve voidaan jakaa kahteen osaan:
1) Lifecare-sovelluksen päivitys ja
2) sovelluksen alla olevien varusohjelmistojen ja palvelimien päivitys.
Sovelluksen päivitys on pääosin kuntakohtainen toimenpide, jonka päivityshinta vaihtelee organisaation koon mukaan. Varusohjelmistojen ja palvelinlaitteiden päivityksessä on päätetty tehdä yhteistyötä Varsinais-Suomen Lifecare-käyttäjien kesken.
Sovelluksen päivityskustannukset
Kaikki alueen Lifecare-potilasjärjestelmää käyttävät organisaatiot ovat saaneet 30.6.2021 mennessä TietoEVRY:ltä päivitystä koskevan tarjouksen tai hinta-ilmoituksen. Yhtiö sitoutuu toimittamaan kaikille asiakkaille uusimman Lifecare-version (LC 2021) vuoden 2022 loppuun mennessä, mikäli organisaatiot tekevät päivityksen tilauksen viimeistään 17.9.2021. Yhtiön antama tarjous sisältää uusimman Lifecare-vuosiversion käyttöoikeusmaksun lisäksi eräiden muiden lisäosien käyttöön liittyviä kustannuksia. Uusien ohjelmistojen vuosittaiset ylläpitokustannukset kasvavat jonkin verran nykyisestä.
Laitilan kaupungin TietoEVRYlle maksettavat päivityskulut koostuvat seuraavasti:
Lifecare vuosiversiokorotuksiin liittyvä käyttöoikeusmaksu (2021MR) 41 245 euroa
Lifecare Suunterveydenhuolto 2.0 lisäosan käyttöoikeusmaksu 7 100 euroa
Lifecare Mediakeskus lisäosan käyttöoikeusmaksu 6 000 euroa
Lifecare Laskutus käyttöoikeus 3 500 euroa
SMS vahvistus 1 500 euroa
SMS vapaamuotoinen viesti potilaille ja ryhmille 1 500 euroa
Käyttöoikeusmaksut yhteensä 60 845 euroa
Käyttöoikeuksiin liittyvät ylläpitomaksut kasvavat noin 1 000 euroa/kuukaudessa. Kuukausikustannus on tällä hetkellä 11 290 euroa.
Em. päivityskokonaisuuden käyttöönottotyö maksaa 200 770 euroa
Varusohjelmistotasojen ja palvelinlaitteistojen päivitys
Lifecare-sovelluksen alla toimiva Windows -käyttöjärjestelmä ja SQL-tietokantaohjelmisto, sekä osin palvelinlaitteet vaativat myös päivitystä. Päivitystarve on samanlainen lähes kaikilla Varsinais-Suomen Lifecare-sovelluksen käyttäjillä. Nyt käsillä olevan sekä tulevien päivitysten kannalta olisi tarkoituksenmukaista, että kaikki alueen Lifecare-potilasjärjestelmät siirrettäisiin yhteiselle palvelinalustalle. Tämä tarkoittaisi luopumista kunta-/terveyskeskuskohtaisista palvelinlaitteista.
2M-IT, jonka omistajia kaikki alueen Lifecare-kunnat ovat, on sidosyksikkönä antanut alueen kaikkien Lifecare-asiakkaiden yhteistä palvelinalustaa koskevan tarjouksen/hintailmoituksen. Jos yhteiselle palvelinalustalle lähtee vain osa Lifecare-asiakkaista, niin 2M-IT päivittää tarjoustaan vastaavasti. Uusi palvelinalusta rakennettaisiin 2M-IT:n konesaleihin Turussa. Paimion-Sauvon terveyskeskus, perusturvakuntayhtymä Akseli sekä Härkätien terveys- ja hyvinvointipalvelut ovat jo joitakin vuosia sitten hankkineet palvelinalustansa 2M-IT:tä.
2M-IT:n tarjoama yhteinen palvelinalusta on tarkoitus rakentaa täysin kahdennettuna kahden konesalin ratkaisuna. Tämä parantaisi Lifecare-järjestelmien vikasietoisuutta ja tukisi uusimman Lifecare-vuosiversion toteuttamista, joka edellyttää palvelinlaitteistolta suurempaa tehoa. Joka tapauksessa useat Lifecare-asiakkaat joutuisivat todennäköisesti hankkimaan uutta tehokkaampaa laitteistoa päivityksen mahdollistamiseksi.
Yhteinen palvelinalusta helpottaisi myös 1.1.2023 aloittavan Varsinais-Suomen hyvinvointialueen IT-järjestelmien haltuunottoa. Nykyisessä hyvin hajautuneessa järjestelmärakenteessa hyvinvointialue joutuisi operoimaan Lifecare-sovelluksia kunta- ja terveyskeskuskohtaisissa laitehuoneissa.
Yhteisen palvelinalustan käyttöönottomaksut ja käyttökustannukset
2M-IT:n tarjous yhteisestä palvelinalustasta sisältää palvelinalustan käyttöönottomaksun ja kuukausittaiset ylläpitokustannukset. Sote- ja IT-johdon yhteisessä palaverissa sovittiin, että palvelinalustan käyttöönottomaksu jaetaan tasan kaikkien 10 Lifecare-asiakkaan kesken. Yhteiseen palvelinalustaan liittyvien kuukausikustannusten jakoa Lifecare-asiakkaiden kesken tarkennetaan elokuussa 2021. Tässä esityksessä kuukausikustannuksen suuruudeksi on arvioitu 1/10 koko ympäristön kuukausikustannuksesta. Lopullisessa jakolaskelmassa pienempien organisaatioiden kuukausikustannus pienenee ja suurempien kasvaa.Yhteisen alustan kustannukset tulevat kuitenkin olemaan pienemmät kuin oman erillisen, TietoEvryn vaatimusten mukaisen, ympäristön kustannukset olisivat.
Tässä tarkoitetut kustannukset siirtyvät hyvinvointialueen vastuulle 1.1.2023 lähtien, joten ylläpitokustannus on kuntien vastuulla vain vuoden 2022 loppuun. Kuukausikustannuksien laskutus käynnistynee siinä vaiheessa, kun Lifecare-asiakas aloittaa uuden palvelinalustan käytön. Käyttöönotot tapahtuvat alueella vaiheittain siten, että viimeiset päivitykset on ajoitettu vuoden 2022 loppuun.
Laitilan kaupungin 2M-IT:n veloitukset koostuvat seuraavasti:
Yhteisen palvelinalustan rakentaminen kahden konesalin ratkaisuna 18 392 euroa
Jatkuva kuukausikustannus 3 750 euroa/kk
Hyvinvointialueiden käynnistyminen 1.1.2023
Eduskunnassa 23.6.2021 hyväksytty sote-rakenneuudistus jakaa Suomen hyvinvointialueisiin, joiden vastuulle sosiaali- ja terveyspalvelut siirtyvät kunnilta 1.1.2023. Lifecare-potilastietojärjestelmiä käytetään myös 1.1.2023 toimintansa aloittavalla Varsinais-Suomen hyvinvointialueella, vaikka pidemmän aikavälin tavoitteena on, että alueelle saadaan yksi ja yhtenäinen perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmä-kokonaisuus. Tällä hetkellä Varsinais-Suomessa on hajanainen, 41 erilaisesta perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmästä muodostuva kokonaisuus, joka ei tue alueellisten palveluiden järjestämistä.
Mahdollinen avustusten käyttö
Varsinais-Suomeen saatiin vuonna 2020 sosiaali- ja terveysministeriön rakenneuudistusavustusta noin 9,673 miljoonaa. Tietojärjestelmien yhtenäistämiseen tarkoitettu avustusosuus oli 4,935 miljoonaa. Avustuksen hankehallinnoijalta ja sosiaali- ja terveysministeriöltä ei ole saatu täyttä varmuutta siitä, voisiko kyseessä olevaa avustusta käyttää vuonna 2021 syntyviin Lifecare-järjestelmien yhtenäistämiseen liittyviin projektikuluihin. Vuonna 2020 myönnettyä avustusta voi käyttää vuoden 2021 loppuun asti. On todennäköistä, että sote-rakenneuudistukseen myönnetään avustusta myös vuodelle 2022 ja, että avustusta voidaan jälleen käyttää muun muassa tietojärjestelmien yhtenäistämiseen. Edellä kuvattua Lifecare-päivitysprosessia ei voida kuitenkaan sitoa mahdollisiin avustuksiin, sillä päivitykset on aloitettava heti kesälomien jälkeen 2021 ja ne on saatava päätökseen 2022 loppuun mennessä.
Kustannuksien siirtyminen hyvinvointialueen vastuulle
Edellä esitetyt kertakustannukset maksettaneen kuntien toimesta vuoden 2022 loppuun mennessä, joten ne eivät siirry hyvinvointialueen vastuulle. On tarpeen varmistaa vielä Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiriltä, jonka hallinnoi sote-rakenneuudistuksen asiakas- ja potilastietojärjestelmien yhtenäistämisen hanketta, olisiko tässä esitettyjä kertakustannuksia mahdollista suorittaa ministeriön vuonna 2020 myöntämästä tai vuodelle 2022 mahdollisesti myönnettävästä avustuksesta.
Yhteisestä palvelinalustasta aiheutuu kunnille jatkuvia käyttökustannuksia noin 37 500 euroa kuukaudessa vuoden 2022 loppuun asti. 2M-IT:n laskelmissa yhteisen palvelinalustan poistoajaksi on laskettu 5 vuotta. Kunnat/terveyskeskukset toimivat maksajana noin vuoden ajan (450 000 €) ja loput 4 vuotta siirtyy hyvinvointialueen kustannuksiksi (1 800 000 €). 2M-IT:n kanssa on yhdessä arvioitu, että viiden vuoden poistoaika on realistinen, sillä Varsinais-Suomen hyvinvointialueella käytetään todennäköisesti useampia potilastietojärjestelmiä hyvinkin pitkään. On arvioitu, että uuden yhden ja yhtenäisen potilastietojärjestelmän kilpailutus ja käyttöönotto vie useita vuosia. On todennäköistä, käytössä olevien järjestelmien välistä tiedonsiirtoa kehitetään samalla entistä paremmaksi uusien palveluprosessien tarpeet huomioiden.
Koska Lifecare-päivitykset alustapäivityksineen on saatava päätökseen vuoden 2022 loppuun mennessä ja koska osa kustannuksista siirtyy hyvinvointialueelle, on sote-rakenneuudistusta valmisteleville ryhmille lähetetty Varsinais-Suomen sote-johdon ja IT-johdon nimissä pyyntö, jossa toivotaan näiden ryhmien kirjallista kannanottoa tässä kuvatulle Lifecare-päivitysprosessille.
Lausuntopyyntö lähetetään seuraaville ryhmille ja lausuntoa odotetaan 31.8 mennessä.
* Vate-ohjausryhmä, puheenjohtaja Matti Bergendahl
(VSSHP:n hallitus hyväksyi 15.6.2021 Vaten rakenteen, Vate nimitetään 17.8.2021)
* APTJ-järjestelmän hankinnan ohjausryhmä, puheenjohtaja Matti Bergendahl
(VSSHP:n hallitus päättänyt ohjausryhmän perustamisesta 30.3.2021)
* APTJ-työryhmä, puheenjohtaja Matti Franck
(Vuoden 2020 alusta toiminut APTJ-hankeryhmä)