Perustelut
Laitilan kaupungin hallintosäännön 147-151 § mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.
Kokouskutsu lähetetään jäsenille, varajäsenille sekä muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla mahdollisuuksien mukaan vähintään viisi päivää ennen kokousta. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan toimielimen niin päättäessä lähettää sähköisesti.
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn.
Kaupunginhallitus ja -valtuusto ovat päättäneet kokousaikataulunsa. Valiokunnan on tarpeen rytmittää omat kokoukset tarkoituksenmukaisesti talouden raportointiaikataulun näkökulmasta. Sivistysvaliokunta pitää kokouksensa kerran kuussa torstaisin klo 17.00. Mikäli käsiteltäväksi tulevien asioiden kiireellisyys tai muu pakottava tarve sitä edellyttävät, voidaan kokous pitää myös muuna ajankohtana tai kokousten määrää lisätä. Kokouksia pyritään pitämään mahdollisuuksien mukaan sivistystoimen yksiköissä.
Sivistysvaliokunta valitsee kokouksissaan kaksi jäsentä tarkastamaan pöytäkirjan. Valinta tapahtuu sukunimen alkukirjaimen mukaista aakkosjärjestystä noudattaen. Pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti.
Esityslistat liitteineen julkaistaan suljetussa portaalissa, jonne valiokunnan jäsenillä ja varajäsenillä on omat henkilökohtaiset tunnuksensa. Esityslista on luettavissa portaalissa pääsääntöisesti kokousta edeltävänä torstaina.
Sivistysvaliokunnan esityslistat ja pöytäkirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla ottaen huomioon julkisuus-, henkilötieto- ja opetuslainsäädännön säädökset julkisuudesta, tietojen saantioikeudesta ja yksityisyyden suojasta. Kotisivuille siirtämisen yhteydessä em. asiakirjojen asiansisällöstä vastaa sivistystoimenjohtaja.
Ehdotus
Esittelijä
-
Susanne Laaksonen, sivistysjohtaja, susanne.laaksonen@laitila.fi
Sivistysvaliokunta päättää, että vuoden 2024 kevätkauden kokoukset ovat torstaisin 18.1., 15.2., 14.3., 25.4., 23.5 ja 20.6.2023 klo 17.00 alkaen. Kokouspaikka ilmoitetaan kokouskutsussa.
Päätös
Sivistysvaliokunta päätti, että vuoden 2024 kevätkauden kokoukset ovat torstaisin 18.1., 15.2., 14.3., 25.4., 23.5 ja 27.6.2023 klo 17.00 alkaen. Kokouspaikka ilmoitetaan kokouskutsussa.