Perustelut
Laitilan kaupungin tulee valmistella ja varautua taloushallinnon järjestelmien uusimiseen sekä hankintalakiin esitettyihin muutoksiin koskien In-house yhtiöiden omistajilleen toimittamia palveluja. Vakka-Suomessa on selvitelty talous- ja palkkahallinnon järjestämistä koskevaa kuntayhteistyötä.
Petteri Orpon hallitus on kaavaillut muutoksia hankintalakiin vuoden 2026 alusta lukien. Hankintalaki rajoittaisi kuntaomisteisilta yhtiöiltä (ns. In house -yhtiöt) kilpailuttamatta tehtäviä hankintoja siten, että kuntien tulisi omistaa vähintään 10 % palvelua toimittavasta yhtiöstä. Tämä merkitsisi, että lakiuudistuksen laajuuteen nähden erittäin lyhyen siirtymäajan puitteissa useiden eri kokoluokan kuntien olisi kilpailutettava talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmänsä. Lausuntoaika uudistukseen päättyi 11.3.2025 ja lausuntoja annettiin yli 600 eli enemmän kuin sote-uudistuksessa. Kyseessä on erittäin merkittävä muutos erityisesti Laitilan kaltaiselle pienelle kunnalle, jonka taloushallinnon ohjelmistohankintojen volyymi yksinään ei ole riittävän houkutteleva ohjelmistoyritysten näkökulmasta, jolloin hinta ja/tai sopimusehdot voisivat muodostua kaupungille kohtuuttomiksi. On myös mahdollista, että Laitila ei yksin kilpailuttamalla saisi edes varteenotettavia tarjouksia yritysten keskittyessä suurempiin asiakkaisiin.
Laitilan kaupungin taloushallinnon järjestelmiä ei ole hankittu In house -yhtiöiltä, mutta järjestelmät ovat pääsääntöisesti niin ikääntyneitä, että niiden uusiminen tulee joka tapauksessa ajankohtaiseksi lähivuosina. Vakka-Suomen kunnat ovat kartoittaneet yhteistyötä talous- ja palkkahallinnon järjestämiseksi. Tavoitteena on luoda uusi toimintamalli, jolla saataisiin kunnille toimintavarmuutta, ja tehokkuutta sekä läpinäkyvyyttä lakisääteisten talous- ja palkkahallintopalveluiden tuotannossa.
Keskustelut alueen muiden kuntien kanssa
Uudenkaupungin kaupunki ja Taivassalon kunta ovat kesän ja syksyn 2024 sekä tammikuun 2025 aikana selvitelleet viranhaltijatyönä yhteistyömahdollisuuksia muiden Vakka-Suomen kuntien kanssa, jotka olisivat kiinnostuneita lähtemään mukaan yhteiseen yhtiöön talous-, palkka- ja henkilöstöhallintopalveluiden järjestämiseksi tulevaisuudessa. Useamman kunnan mukana olo on välttämätöntä, jotta tuleva toiminta olisi kannattavaa ja kustannustehokasta. Keskusteluissa kesä-syyskauden 2024 ja tammikuun 2025 aikana ovat olleet mukana eri kokouksissa vaihdellen viranhaltijoita Kustavista, Taivassalosta, Pyhärannasta, Uudestakaupungista ja Laitilasta.
In-house yhtiön perustaminen
Yhtiö, Vakka-Suomen Laskenta Oy, on 11.3.2025 saanut Y-tunnuksen 3517401-9. Perustamishetkellä omistajina ovat Uudenkaupungin kaupunki ja Taivassalon kunta. Kaikkien kuntien ei ole välttämätöntä liittyä yhtiöön heti alusta alkaen, vaan yhtiö voidaan perustaa ja toiminta käynnistää, kun kaksi kuntaa olivat tehneet tarvittavat toimielinpäätökset. Muut kunnat voivat liittyä osakkaaksi, kun ovat tehneet asiasta omat toimielinpäätökset. Laitilan kaupunki on ollut mukana uuden yhtiön toimintamallien selvittämisessä. Perustamisen jälkeen yhtiö ryhtyy kilpailuttamaan palvelun tuottamisessa tarvittavia järjestelmiä pikimmiten, jotta yhtiön toiminta on mahdollista käynnistää hyvissä ajoin ennen tilikauden vaihtumista vuoden 2025 lopussa.
Laitilan kaupunki järjestää tällä hetkellä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut omana toimintanaan omilla järjestelmillään. Taloushallinnon järjestelmien uudistaminen on kuitenkin välttämätöntä, joten Laitilan kaupungin on tarpeen olla alusta lähtien mukana yhtiön toiminnassa, jotta se pääsee tuomaan esiin tarpeensa ja näkemyksensä tulevassa järjestelmäkilpailutuksessa.
Hankkeen tausta ja tavoite:
-Tavoitteena on luoda uusi toimintamalli, jolla saataisiin pitkällä tähtäimellä osakaskunnille kustannussäästöjä, toiminnan tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä riskittömämpää lakisääteisten talous- ja palkkahallintopalveluiden järjestämistä.
-Yhtiö kilpailuttaa nykyaikaisen, palvelukeskustoimintaan/moniorganisaatiokäyttöön (monikuntamalli) täysin soveltuvan ja käyttökustannuksiltaan järkevähintaisen järjestelmäkokonaisuuden, johon uuden osakaskunnan liittyminen on joustavaa ja mahdollista tarkoituksenmukaisella tavalla.
-Tavoitteena on saada aikaan kokonaiskustannussäästöjä mahdollisesti jo lyhyellä ja pitkällä aikavälillä.
-Yhtiön osakkaat valmistelevat ja hyväksyvät yhteistyössä osakassopimuksen. Koska yhtiön perustamis- ja hallintokulut eivät ole riippuvaisia kuntien koosta tai asukasluvusta, osakassopimuksessa sovitaan, että yhtiön perustamisesta aiheutuvat kustannukset jaetaan perustajajäsenten kesken. Myöhemmin mukaan tuleville kunnille jyvitetään osa perustamiskuluista kuntien lukumäärään suhteutettuna.
- Koska eri osakkaat saattavat tuoda yhtiön tuotettavaksi erilaisia palveluita (esim. osalla konserniyhtiöitä, joiden palvelut yhtiö voi tuottaa, kun taas osa kunnista ostaa kyseisen palvelun muualta), osakassopimuksella sovitaan yhtiön toiminnallisten kustannusten jaosta suoriteperusteisesti kustannusten aiheuttamisperiaatetta noudattaen. Lisäksi laaditaan vastuunjakosopimus huomioiden mm. ne palvelut, joita yhtiö kullekin kunnalle tuottaa sekä vastuut erilaisissa tilanteissa.
- Osakaskuntien viranhaltijat valmistelevat järjestelmäkilpailutusta hankintakonsultin kanssa.
Laitilan kaupungin osuus yhtiössä
- On tarkoitus, että Laitilan kaupunki merkitsee tulevassa osakeannissa 250 yhtiön osaketta, joka vastaa arviolta 25 % omistusosuutta. Tällä hetkellä perustajaosakkailla Uudenkaupungin kaupungilla on 450 osaketta ja Taivassalon kunnalla 150 osaketta. Omistusosuus voi muuttua osakaskuntien määrän muuttuessa. Tarkoituksena kuitenkin on, että jokaisella osakaskunnalla olisi vähintään 15 prosentin omistusosuus.
- Yhtiön toiminnan käynnistämisen turvaamiseksi on esitetty, että osakkaat tekevät yhtiöön 50.000 euron pääomituksen sijoitetun vapaan oman pääoman rahastoon omistusosuuksien mukaisessa suhteessa. Laitilan osuus 25 % omistusosuudella olisi 12.500 euroa.
Yhtiöjärjestys ja perustamissopimus ovat oheismateriaalina (Salassa pidettäviä: Julkisuuslaki 24 § kohta 20) .
Taivassalon kunnan ja Uudenkaupungin kaupungin toimielinpäätökset ovat liitteenä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Lauri Kattelus, kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi
Laitilan kaupunginhallitus hyväksyy ja esittää edelleen valtuuston päätettäväksi, että:
- Laitilan kaupunki merkitsee tulevassa osakeannissa 250 (kaksisataaviisikymmentä) Vakka-Suomen Laskenta Oy:n osaketta, joka vastaa tämän hetken arvion mukaan 25 % omistusosuutta yhtiöstä.
- Yhtiön osakkaiden viranhaltijat valmistelevat nyt ja mahdollisesti myöhemmin keväällä toimielimen päätöksen tekevien kuntien viranhaltijoiden kanssa osakassopimuksen ja vastuunjakotaulukon erikseen viranhaltijoiden sopimassa aikataulussa.
- Vastuuviranhaltijat valtuutetaan hankkimaan tarvittaessa yhtiön järjestelmähankinnassa tarvittavia laki- ja hankintapalveluita.
- Laitilan kaupunki sijoittaa Vakka-Suomen Laskenta Oy:n vapaan oman pääoman rahastoon omistusosuutensa mukaisessa suhteessa edellyttäen, että muut osakaskunnat tekevät vastaavat sijoitukset omistusosuuksiensa suhteessa. Esitetty SVOP sijoituksen yhteismäärä osakaskunnilta on 50.000 euroa.
- Ehdottaa Vakka-Suomen Laskenta Oy:n hallituksen varsinaiseksi jäseneksi talousjohtajaa