Kaupunginvaltuusto, kokous 18.10.2021

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 102 Hankintajärjestelmän sopimusoption käyttö ja päätös optioiden hankinnasta: sopimushallinta, AD-integraatio ja sähköinen allekirjoitus

LAIDno-2021-806

Aikaisempi käsittely

Kaupunginhallitus, 13.9.2021

Valmistelija

Heli Kiertokari-Laitinen, hallintojohtaja, heli.kiertokari@laitila.fi
Marika Silvennoinen, Talousjohtaja, marika.silvennoinen@laitila.fi

Perustelut

Talouspalvelut ja hallintotoimi ovat selvittäneet Laitilan kaupungin sopimushallinnan tilaa. Työryhmä on selvittänyt eri toimialojen sopimustyyppejä ja tapoja käsitellä (säilytys, vastuut, seuranta) sopimuksia ja päätynyt siihen, että kaupunki tarvitsee yhtenäisen tavan sopimustenhallintaan. Tavoitteena on mm.  yhtenäistää, automatisoida ja ohjata sopimusten tekoa, varmistaa läpinäkyvyys, sopimuksenmukaisuus ja hallinta sopimuksen elinkaaren eri vaiheissa.

Hankinnoissa on käytetty Cloudia kilpailutusjärjestelmää sekä pienhankintajärjestelmää vuodesta 2014 lähtien. Aikaisemman KL-kuntahankintojen kilpailuttaman yhteishankinnan puitesopimus päättyi 5.3.2020. Myöhemmin KL-kuntahankinnat on yhdistynyt Hanselin kanssa ja Hansel Oy on kilpailuttanut kilpailutusjärjestelmä- sekä sopimushallintapalvelut uudelleen. Laitilan kaupunki on mukana Hanselin kilpailuttamassa yhteishankinnassa, jonka voitti Cloudia Oy. Näin ollen kaupungin täytyy solmia uusi puitesopimus Cloudia Oy:n kanssa hankintojen kilpailutusjärjestelmästä.

Cloudia Oy piti demoesittelyn sopimushallinta -järjestelmästä johtoryhmälle sekä eri toimialojen edustajille 23.8.2021.

Työryhmä ehdottaa, että Cloudia Sopimus -järjestelmä otetaan käyttöön kaupungin sopimusten hallinnointiin (työsopimuksia lukuun ottamatta). Lisäksi järjestelmän yhteyteen otetaan Cloudian tarjoama sähköinen allekirjoitus käyttäjähallintaa varten. Järjestelmään tehdään myös AD-integraatio. Jo aikaisemmin (12.12.2019) on tehty viranhaltijapäätös siitä, että Cloudia- järjestelmä integroidaan myös CaseM-järjestelmään.

Kustannukset:

Cloudia Sopimus -järjestelmä:

- käyttöönotto 7 700 €, vuotuinen palvelumaksu ja pääkäyttäjäpalvelu 7 900 € (sis. rajaton käyttäjämäärä)

- Microsoft Azure/AD/SSO  käyttöönotto 990 €, vuotuinen ylläpitomaksu 198 €

- Sähköinen allekirjoitus;  käyttöönotto 4900 €, vuotuinen ylläpitomaksu 980 €

- CaseM integraation ylläpito 1550 €, vuotuinen ylläpitomaksu

Cloudia Kilpailutusjärjestelmä:

- käyttöönotto 500 €, vuotuinen palvelumaksu ja pääkäyttäjäpalvelu 13 728 € (sis. rajaton käyttäjämäärä)

- Microsoft Azure/AD/SSO  käyttöönotto 990 €, vuotuinen ylläpitomaksu 198 €

- Migraatio 5700 €

Cloudia pienhankintajärjestelmä:

  • vuotuinen palvelumaksu ja pääkäyttäjäpalvelu 2900 €
  • Migraatio 2400 €

 

Käyttöönottokustannukset katetaan tietohallinnon investoinneista ja ylläpitomaksut käyttömenoista.

Päätöksen peruste

Sopimusprosessien kokonaisvaltainen hallinta edellyttää sopimustoiminnan yleistä suunnittelua ja yhtenäisten menettelytapojen luomista, suunnittelusta sopimusaikaiseen toimintaan ja sopimuksen toteutumisen seurantaan. Käytännössä sopimusprosessien kokonaisvaltainenhallinta tarkoittaa:

- sopimusten yleinen suunnittelu ja mallipohjat

- proaktiivinen sopiminen: sopimusehtojen ennakoiva valmistelu

-kouluttaminen: koulutusta sopimusasioihin mm. sopimusten lukutaito, prosessit ja ymmärrys toimintaympäristöstä

- sopimushallinta sopimuskaudella

Näiden lisäksi erityishyötynä, riskienhallinnan näkökulmasta, tiedetään mistä sovittu: sopimusehtojen ja määräysten mukainen toiminta (ehdot), vastuiden määrittely, järjestelmällisyys ja epäjärjestyksestä johtuvien turhan työn ja kustannusten sekä inhimillisten erehdysten minimointi.

 

Laitilan kaupungin 9.8.2021 alkaen voimassa olevan hankintaohjeen mukaan hankintapäätösvaltuudet on määritelty seuraavasti. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintapäätöksen tekee kaupunginhallitus. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä ja EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintapäätöksen tekevät valiokunnat. Kaupunginjohtajalla, toimialajohtajilla ja talousjohtajalla on hankintapäätösvaltuudet kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Koska kyseessä on jatkuva palvelu, kokonaiskustannuksina on huomioitava 48 kuukauden kustannukset hankinnan arvoa määriteltäessä. Kokonaishinta ylittää näin ollen kansallisen kynnysarvon 60.000 euroa.

Talousarviooon vuodelle 2021 ei ole varattu sopimuksenhallintaan-ominaisuuden hankintaan määrärahoja eikä niitä pystytä kattamaan käyttötaloudesta. Lisämäärärahan tarve on  n. 14 000 euroa, joka sisältää käyttöönoton.Lisäksi tulevat loppuvuoden 2021 käyttökustannukset . Valtuuston hyväksymään investoinmäärärahaa HR-ohjelmistojen hankintaan ei ehditä kokonaan kuluvana vuonna käyttää, joten valtuustolle ehdotetaan ko. määrärahan käyttötarkoituksen muuttamisesta siten, että sitä voidaan käyttää em. hankintaan. 

Ehdotus

Esittelijä

Lauri Kattelus, Kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi

Kaupunginhallitus päättää hankkia Cloudia Oy:tlä kilpailutus-, pienhankinta- ja sopimuksenhallinta järjestelmät sekä optiot "Microsoft Azure/AD integraatio" sekä "sähköinen allekirjoitus Cloudia Sopimus".

Edelleen kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että HR-ohjelmiston hankintaan varatun investoitimäärärahan käyttötarkoitusta laajennetaan koskemaan myös sopimushallintaohjelmiston hankintaa.

Päätös

Merkittiin pöytäkirjaan, että asiantuntijana läsnä tämän asian käsittelyn ajan oli talousjohtaja Marika Silvennoinen.

Ehdotus hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Heli Kiertokari-Laitinen, hallintojohtaja, heli.kiertokari@laitila.fi

Perustelut

-

Ehdotus

Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että HR-ohjelmiston hankintaan varatun investoitimäärärahan käyttötarkoitusta laajennetaan koskemaan myös sopimushallintaohjelmiston hankintaa.

Päätös

Ehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

tietohallintopäällikkö, hallintojohtaja, talousjohtaja, Cloudia Oy

Muutoksenhaku

Päätökseen voidaan hakea muutosta Turun hallinto-oikeudelta kirjallisella valituksella. Valituksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen saa hakea muutosta kunnallisvalituksin vain se, joka on tehnyt oikaisuvaatimuksen. Mikäli päätös on oikaisuvaatimuksen johdosta muuttunut, saa päätökseen hakea muutosta kunnallisvalituksin myös asianosainen sekä kunnan jäsen.

Valituskirjassa on ilmoitettava
- valittajan nimi, ammatti, asuinkunta ja postiosoite
- päätös, johon haetaan muutosta
- miltä osin päätöksestä valitetaan ja muutos, joka siihen vaaditaan tehtäväksi
- muutosvaatimuksen perusteet

Valituskirja on valittajan tai valituskirjan muun laatijan omakätisesti allekirjoitettava. Jos ainoastaan laatija on allekirjoittanut valituskirjan, siinä on mainittava myös laatijan ammatti, asuinkunta ja postiosoite.

Valituskirjaan on liitettävä päätös, josta valitetaan, alkuperäisenä tai viran puolesta oikeaksi todistettuna jäljennöksenä sekä todistus siitä päivästä, josta valitusaika on luettava. Valitusasiakirjat on toimitettava valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä. Omalla vastuulla voi valitusasiakirjat lähettää postitse tai lähetin välityksellä. Postiin valitusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille ennen valitusajan päättymistä.

Valitusaika on 30 päivää päätöksen tiedoksisaannista.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, kolmen päivän kuluttua sähköpostin lähettämisestä tai saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Kaavan tai rakennusjärjestyksen hyväksymistä koskevasta päätöksestä kunnan jäsenen ja muiden katsotaan saaneen tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Turun hallinto-oikeuden postiosoite on PL 32, 20101 Turku ja käyntiosoite Sairashuoneenkatu 2-4, 20100 Turku, sähköposti turku.hao@oikeus.fi, puh. 0295642400 ja fax 0295642414. Sähköinen asiointi osoitteessa: https://asiointi2.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista annetun lain (701/93) 3 §:n nojalla muutoksenhakijalta peritään oikeudenkäyntimaksua hallinto-oikeudessa 260 euroa.