LAIDno-2025-518
Laitilan kaupungin hallintosääntö 35 §, Laitilan kaupungin hankintaohje
Laitilan kaupunki on ottanut käyttöön sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin, CGI:n ylläpitämän DataCycle 360 (Rondo) -järjestelmän. Varhaiskasvatuksen järjestäjän Daisy-asiakastietojärjestelmää (Alfa eCare Oy) ei ole suunniteltu asiakirjojen pysyväissäilytystä varten, jonka vuoksi Daisy-järjestelmästä tullaan tuomaan sähköiseen arkistointijärjestelmään pitkäaikaisarkistointia vaativat asiakirjat. Asiakirjojen siirtäminen vaatii arkistointijärjestelmän ja Daisyn välille luotavan rajapinnan. Alfa eCare Oy:n tuottama sähköisen arkistoinnin rajapinta mahdollistaa Daisy-järjestelmän asiakirjojen arkistoinnin sähköiseen arkistointijärjestelmään. Alfa eCare Oy tuottaa varhaiskasvatuksen järjestelmästä arkistoitavan materiaalin arkistokelpoisessa muodossa ja varsinainen arkistojärjestelmä tuottaa ja toteuttaa TOS-metadatan.
Rajapinnan tuottamisesta on saatu Alfa eCare Oy:n päivitetty tarjous 15.5.2026. Tarjous sisältää arkistoitavat asiakirjat, jotka Laitilan kaupunki on erikseen määritellyt sekä käyttöönoton (sis. palaverit, määrittelyt, teknisen toteutuksen ml. rest-rajapinnan ja testauksen) Mahdolliset tilaajan toivomat käyttökoulutukset laskutetaan erikseen.
Kokonaishinta rajapinnan tuottamiselle on yhteensä 1 900 euroa (alv 0%). Lisäksi vuosimaksu arkistoitavien asiakirjojen osalta on yhteensä 260 euroa/vuosi (alv 0%), joka sisältää käyttäjätuen, rajapinnan ylläpidon ja kehitystyön. Palvelun hankinnasta tehdään erillinen sopimus. Tarjousasiakirja on liitteenä.
Päätän hankkia Alfa eCare Oy:ltä arkistointijärjestelmän sähköisen rajapinnan teknisen toteutuksen tarjousasiakirjan mukaisesti. Palvelun hankinnasta tehdään erillinen sopimus.