LAIDno-2025-697
Laitilan kaupungin hallintosääntö 38 §
Laitilan kaupunki ja Basware Oyj (nykyisin Basware Oy) ovat 29.8.2022 solmineet sopimuksen Basware Invoice Ready SaaS ostolaskujen kierrätys järjestelmän käytöstä. Sopimusehtojen (SA00000878) mukaan vähimmäispalvelujakson jälkeen sopimus uusitaan automaattisesti kahdentoista (12) kuukauden jaksoiksi, ellei kumpikaan osapuoli ole antanut toiselle osapuolelle kirjallista irtisanomisilmoitusta ennen palvelukauden päättymistä. Palvelun irtisanomisaika on kuusikymmentä (60) päivää ennen vähimmäispalvelujakson tai minkä tahansa jatkokauden päättymistä. Vähimmäispalvelujakso on 48 kuukautta Sopimuspäivästä (1.9.2022 alkaen).
Pääsopimuksen lisäksi Laitilan kaupunki ja Basware ovat solmineet 1.12.2022 lisäpalvelusopimuksen (AOA00003131) Basware Invoice Ready matkamoduulin käytöstä. Matkamoduulisopimuksen palvelukauden vähimmäispituus on 36 kuukautta sopimuspäivästä.
Edellä mainittuihin sopimuksiin liittyy myös 29.9.2023 tehty lisäpalvelusopimus (AOA00003813), jossa transaktioiden määrää on nostettu yhteensä 3600 kpl:tta/vuosi. Laajennuksen jälkeen Basware Invoice Ready SaaS sopimuksen uusi kokonaistransaktiomäärä on ollut 16 100kpl/v.
Kaupungin vähimmäispalvelujakso täyttyy alkuperäisen sopimuksen mukaan 31.8.2026 ja matkamoduulin osalta 30.11.2025. Molemmat lisäpalvelusopimukset noudattavat alkuperäisen sopimuksen (SA00000878) ehtoja.
Kaupunki on yhteistyössä Vakka-Suomen laskenta Oy:n, ja sen muiden osakaskuntien kanssa kilpailuttanut talouden järjestelmät, joten kaupungin nykyiset taloushallinnon järjestelmät tulevat vaihtumaan kaupungin hankkiessa uudet järjestelmänsä Vakka-Suomen laskenta Oy:ltä. Nykyisten järjestelmien käytön jatkaminen on kuitenkin tarpeen siirtymäkauden ajan siihen saakka, kunnes vuoden 2025 tilinpäätös ja tilintarkastus on saatu valmiiksi.
Vuoden 2026 osto- ja matkalaskut käsitellään uusilla järjestelmillä, joten transaktiovolyymi on tarpeen arvioida uudelleen ja laatia päivitetty sopimus, jossa on huomioitu vuoden 2026 vähentynyt volyymi. Ajalle 1.1.2026-31.8.2026 arvioitu transaktiovolyymi on yhteensä 1000 kpl:tta.
Päätän irtisanoa Laitilan kaupungin ja Basware Oy:n välisen Basware Invoice Ready SaaS -järjestelmäsopimuksen (SA00000878) sekä siihen liittyvät lisäpalvelusopimukset (AOA00003131) ja (AOA00003813) päättymään 31.8.2026. Lisäksi päätän, että sopimusta päivitetään vastaamaan vuoden 2026 vähentynyttä transaktiovolyymiä. Ajalle 1.1.2026-31.8.2026 arvioitu transaktiovolyymi on yhteensä 1000 kpl:tta.