Perustelut
Laitilan kaupunki on hankkinut Tiera Tiedonhallinta -palvelun (sis. CaseM -järjestelmän käytön) Tiera Oy:ltä (aikaisemmin Kuntien Tiera Oy) vuonna 2019. Yhtiö toimii julkisista hankinnoista annetun lain (2016/1397) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja hankintayksikkönä. Laitilan kaupunki on Tiera Oy:n osakkeenomistaja. Toimittajan alihankkijana ko. järjestelmän osalta toimii Fujitsu Finland Oy. Järjestelmä mahdollistaa kokonaan digitaaliset asiointi- ja kokousprosessit.
Hankintalain uudistamista käsittelevän työryhmän mietinnössä 8.1.2025 esitetään hankintalakiin merkittäviä sidosyksikkötoimintaa ja sidosyksikkösopimuksia koskevia rajoituksia. Työryhmä esittää muun ohella sidosyksiköille säädettäväksi 10 %:n vähimmäisomistusrajan. Esityksen mukaan, mikäli vähimmäisomistusosuus ei täyty, tulee voimassa olevat sidosyksikkösopimukset irtisanoa päättymään 30.6.2027 mennessä. Uudistetun hankintalain on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2026.
Perustuslain 15 §:n mukaan jokaisen omaisuus on turvattu. Suomen eduskunnan perustuslakivaliokunta on lausunnoissaan järjestelmällisesti todennut, että varallisuusoikeudellisten oikeustoimien pysyvyyden suojan taustalla on ajatus oikeussubjektien perusteltujen odotusten suojaamisesta taloudellisissa asioissa, joihin kuuluu ”oikeus luottaa sopimussuhteen kannalta olennaisia oikeuksia ja velvollisuuksia sääntelevän lainsäädännön pysyvyyteen niin, että tällaisia seikkoja ei voida säännellä tavalla, joka kohtuuttomasti heikentäisi sopimusosapuolten oikeusasemaa” (esim. PeVL 21/2004 vp s. 3). Kyse on oikeusvaltioissa yleisesti noudatettavasta taannehtivan lainsäädännön kiellosta.
Erityisen vahva taannehtivan lainsäädännön kielto ja sopimusten sitovuuden periaate on silloin, kun sopimus on laadittu määräaikaiseksi, jolloin sopimusta ei voida irtisanoa. Näin ollen varmin tapa välttää hankintalain muutoksesta aiheutuva kysyntäpiikki ja nousevat kustannukset sekä taata palvelujen saatavuus on tehdä sidosyksikkösopimus määräaikaisena. Tällaisen sopimuksen pysyvyys on turvattu perustuslaissa ja perustuslakivaliokunnan vakiintuneessa lausuntokäytännössä.
Laitilan kaupunki on käyttänyt merkittävästi resursseja tiedonhallintajärjestelmän kehitystyöhön ja digitalisaation edistämiseen yhdessä Tieran ja järjestelmätoimittajan kanssa. Sopimuskumppanin vaihtaminen kohtuuttoman lyhyessä ajassa aiheuttaisi erittäin merkittäviä päällekkäisiä kustannuksia sekä tietoturvariskejä. Lisäksi hankintalain muutos toteutuessaan aiheuttaisi hankintasuman, jolloin hankinnat ja kilpailutukset voivat venyä siten, että hankintayksiköllä ei välttämättä olisi vanhaa tuotetta enää käytössä, kun uuden kilpailutus ja/ tai käyttöönotto on vielä kesken. Lisäksi pienen hankintayksikön on haastavaa saada ylipäänsä tarjouksia, varsinkaan kohtuulliseen hintaan, suurten yksiköiden kilpailuttaessa omia hankintojaan samaan aikaan.
ICT-palvelut ja ICT-infrastruktuuri ovat tämän päivän turvallisuustilanteessa kriittinen osa yhteiskunnalle ja toimivalle hallinnolle ja palvelut tulee kyetä tuottamaan vaaditussa laajuudessa sekä vaaditulla laadulla.
Palveluiden jatkuvuuden ja tietoturvan näkökulmasta olisi ensisijaisen tärkeää, että Laitilan kaupunki jatkaisi nykyisen palveluntarjoajan kanssa siirtymäkauden ylitse, jotta kaupungin toiminnan kannalta kriittiset ja olennaiset ICT-palvelut pystytään turvaamaan.
Palveluiden jatkuvuus voitaisiin parhaiten turvata sopimusmuutoksella Tiera Oy:n kanssa olemassa olevaan sopimukseen, jolloin muutettaisiin nykyinen toistaiseksi voimassa oleva sopimus viiden vuoden määräaikaiseksi sopimukseksi. Kyse on Palvelusopimuksen kohdassa 17 tarkoitetusta kirjallisesta sopimusmuutoksesta.
Sopimuksen kohtaa 12 muutettaisiin siten, että Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen muutetaan seuraavan sisältöiseksi:
”Tämä Palvelusopimus tulee voimaan, kun molemmat Sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
Palvelusopimus on määräaikainen ja voimassa 1.5.2030 saakka. Mikäli Sopijapuoli ei viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä kirjallisesti ilmoita haluavansa päättää sopimusta, Palvelusopimus ja sen yksittäiset Palvelut jatkuvat toistaiseksi voimassa olevana molemminpuolisen irtisanomisajan ollessa kuusi (6) kuukautta.”
Kyseessä on sopimusmuutos, jolla turvataan palveluiden saanti vaikeassa markkinatilanteessa ja vaikeassa taloudellisessa tilanteessa. Sopimuksen muutos pitää kaupungin kulut ennallaan kyseisten palveluiden osalta, mutta ilman sopimusmuutosta, hintojen nousu on hyvin todennäköistä, ellei varmaa sekä nykyisen palveluntarjoajan, että mahdollisten uusien palveluntarjoajien osalta.
Ehdotus
Esittelijä
-
Lauri Kattelus, kaupunginjohtaja, lauri.kattelus@laitila.fi
Kaupunginhallitus hyväksyy sopimusmuutoksen yllä kuvatulla tavalla.
Päätös
Ehdotus hyväksyttiin.
Merkittiin pöytäkirjaan, että asiantuntijana läsnä asian käsittelyn ajan oli talousjohtaja Marika Silvennoinen.