Tarkastuslautakunta, kokous 31.10.2023

Perustelut

Kuntalain 121 §:n mukaan:

Valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hallinnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten.

Tarkastuslautakunnan tehtävänä on:

1) valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat;

2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla;

3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää;

4) huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta;

5) valvoa 84 §:ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi;

6) valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi.

Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista.

Tarkastuslautakunta laatii arviointikertomuksen vuodelta 2022.

Perustelut

Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota/pyytää selvitystä seuraaviin esille tulleisiin epäkohtiin ja pyytää niihin vastausta syyskuun 2023 loppuun mennessä.

1.    Laitilan kaupungin henkilöstöohjeistuksen mukaan kehityskeskustelu esihenkilön ja työntekijän välillä tulee käydä vähintään kerran vuodessa. Esihenkilö vastaa kehityskeskustelujen seurannasta omalta osaltaan ja pitää kirjaa käydyistä kehityskeskusteluista ja tiedot raportoidaan henkilöstökertomuksessa. Henkilöstökertomuksen mukaan osa kehityskeskusteluista on jäänyt pitämättä. Tarkastuslautakunta edellyttää, että kehityskeskustelut käydään vuosittain vuoden loppuun mennessä.

2.    Tarkastuslautakunta pyytää selvitystä, miten yhteistyö Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kanssa on organisoitunut. Selvityksestä tulee ilmetä, ketkä ja mitkä tahot kaupungin edustajina huolehtivat niin rajapintayhteistyöstä kuin kaupungin sotepalvelujen säilymisen ja kehittämisen edunvalvonnasta.

Perustelut

Kuntalain 121§:n mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Tarkastuslautakunta on luovuttanut 16.5.2023 arviointikertomuksen vuodelta 2022. Kaupunginhallitus on saattanut 22.5.2023/§ 121 arviointikertomuksen kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi. Kaupunginvaltuusto on käsitellyt vuoden 2022 arviointikertomuksen 5.6.2023/§ 48.  Tarkastuslautakunnan arviointikertomus on esityslistan liitteenä.

Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota/ pyytää selvitystä seuraaviin esille tulleisiin epäkohtiin ja pyytää niihin vastausta syyskuun 2023 loppuun mennessä.

1.    Laitilan kaupungin henkilöstöohjeistuksen mukaan kehityskeskustelu esihenkilön ja työntekijän välillä tulee käydä vähintään kerran vuodessa. Esihenkilö vastaa kehityskeskustelujen seurannasta omalta osaltaan ja pitää kirjaa käydyistä kehityskeskusteluista ja tiedot raportoidaan henkilöstökertomuksessa. Henkilöstökertomuksen mukaan osa kehityskeskusteluista on jäänyt pitämättä. Tarkastuslautakunta edellyttää, että kehityskeskustelut käydään vuosittain vuoden loppuun mennessä.

Teknisen valiokunnan selvitys:

Teknisen toimen osalta on myönnettävä, että merkittävä osa kehityskeskusteluista on jäänyt pitämättä. Suurin osa keskusteluista toki käytiin. Vuonna 2022 oli lukuisia henkilövaihdoksia sekä haasteita työilmapiirin kanssa. Vuoden aikana käytiin keskusteluja näistä johtuen, mutta tuolloin osa varsinaisista kehityskeskusteluista jäi pitämättä. Asiaan on nyt kiinnitetty erityistä huomiota ja tilanteeseen on saatu korjaus. Vuonna 2023 pidetään vielä kehityskeskustelut puisto- ja vesihuoltohenkilöstön osalta.

2.    Tarkastuslautakunta pyytää selvitystä, miten yhteistyö Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kanssa on organisoitunut. Selvityksestä tulee ilmetä, ketkä ja mitkä tahot kaupungin edustajina huolehtivat niin rajapintayhteistyöstä kuin kaupungin sotepalvelujen säilymisen ja kehittämisen edunvalvonnasta.

Teknisen valiokunnan selvitys: 

Teknisen toimen osalta kiinteistöjen tilapalveluiden järjestäminen sekä vuokrien määrittäminen on ollut jossain määrin hankalaa, koska hyvinvointialueen organisointi tältä osin jäi loppuvuoteen. Sopimukset saatiin valmisteltua viime vuoden aikana. Kaupungin puolelta vastuuhenkilönä toimi kiinteistöpäällikkö.

Hyvinvointialue ilmoitti, ettei se tule siirtymäkauden jälkeen jatkamaan Kaukolankodin vuokrasopimusta. Neuvottelut korvaavien tilojen järjestämiseksi ovat sujuneet ilman ongelmia Varhan kanssa. Vastuuhenkilönä toimi kaupungin osalta tekninen johtaja.

Perustelut

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.

Tarkastuslautakunta on luovuttanut 16.5.2023 arviointikertomuksen vuodelta 2022. Kaupunginhallitus on saattanut 22.5.2023/§ 121 arviointikertomuksen kaupunginvaltuuston käsiteltäväksi. Kaupunginvaltuusto on käsitellyt vuoden 2022 arviointikertomuksen 5.6.2023/§ 48. Tarkastuslautakunnan arviointikertomus on esityslistan liitteenä.

Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota/pyytää selvitystä seuraaviin esille tulleisiin epäkohtiin ja pyytää niihin vastausta syyskuun 2023 loppuun mennessä.

1. Laitilan kaupungin henkilöstöohjeistuksen mukaan kehityskeskustelu esihenkilön ja työntekijän välillä tulee käydä vähintään kerran vuodessa. Esihenkilö vastaa kehityskeskustelujen seurannasta omalta osaltaan ja pitää kirjaa käydyistä kehityskeskusteluista ja tiedot raportoidaan henkilöstökertomuksessa. Henkilöstökertomuksen mukaan osa kehityskeskusteluista on jäänyt pitämättä. Tarkastuslautakunta edellyttää, että kehityskeskustelut käydään vuosittain vuoden loppuun mennessä.

2. Tarkastuslautakunta pyytää selvitystä, miten yhteistyö Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kanssa on organisoitunut. Selvityksestä tulee ilmetä, ketkä ja mitkä tahot kaupungin edustajina huolehtivat niin rajapintayhteistyöstä kuin kaupungin sotepalvelujen säilymisen ja kehittämisen edunvalvonnasta.

Hallintotoimi:

1. Kehityskeskustelut on käyty pääsääntöisesti kaikkien kanssa vuosittain. Vuonna 2022 ruokapalvelujen osalta tavoite ei kaikilta osin toteutunut, vaan ne toteutuivat alkuvuonna 2023.

2. Hyvinvointikoordinaattori on osallistunut hyvinvointialueen ja kaupungin välisten yhteistyöryhmien tapaamisiin sekä tilaisuuksiin. THL kutsuu koolle Ehkäisevän päihdetyön -työryhmän, jossa osallistujia niin kunnista kuin hyvinvointialueelta. Työryhmissä tarkastellaan jo toiminnassa olevia käytäntöjä sekä käydään yhdessä läpi kuntien ja hyvinvointialueiden työnjakoa ja rooleja eri tehtävissä. Edelleen hallintotoimen edustajat ovat osallistuneet hyvinvointialueen ja kaupungin välisiin yhteistyöneuvotteluun tuoden vahvasti esille yhteistyön tiivistämisen tarpeen sekä ongelman yhteyshenkilötietojen puutteesta.

Varsinais-Suomen kuntajohtajat tapaavat säännöllisessä yhteistyöpalaverissa Varhan virkajohtoa. Tapaamisissa kaupunginjohtaja on pyrkinyt olemaan aktiivinen ja rakentava keskustelija sekä tuomaan Laitilaa koskettavia erityisiä kysymyksiä Varhalle ja muille kuntajohtajille tiedoksi. Lisäksi kaupunginjohtaja on tavannut säännöllisesti Varhan korkeinta virka- ja luottamushenkilöjohtoa. Säännöllistä, pienen kynnyksen keskusteluyhteyttä on ylläpidetty Varhan hyvinvointialuejohtajan, järjestämisjohtajan, strategiajohtajan sekä hyvinvointialueen hallituksen puheenjohtajiston kanssa tiivisti.

Hyvinvointialueen päättäjät on huomioitu kaupungin sidosryhmätoiminnassa painokkaasti. Suuri osa Varhan korkeimmasta virka- ja luottamushenkilöjohdosta on myös vieraillut Laitilassa menneen vuoden aikana.

Yleisesti kuvaten Laitila on pyrkinyt olemaan kokoaan suurempi kuntakentän ääni hyvinvointialueen suuntaan ja onnistunut pyrkimyksessään kiitettävästi.

Sivistystoimi:

1 Sivistysvaliokunnan selvitys (24.8.2023/§ 68):

Sivistystoimessa on toteutettu kehityskeskustelut henkilöstöohjeistuksen mukaisesti. Sivistystoimessa vakituisia työntekijöitä vuonna 2022 oli 248 ja käytyjä kehityskeskustelujen määrä oli 231, kehityskeskustelujen toteumaprosentin ollessa 93%. Toteumaprosenttia voidaan pitää hyvänä suureen työntekijämäärään suhteutettuna.

2 Sivistysvaliokunnan selvitys (24.8.2023/§ 68):

Sivistystoimessa tehdään tavoitteellista yhdyspintatyötä Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kanssa. Vuoden 2022 syyskaudella ja vuoden 2023 kevätkaudella yhdyspintatyö on painottunut oppilas- ja opiskelijahuoltotyöhön sekä sosiaali-, perhe- sekä vammaistyöhön. Laitilan kaupungin sivistysjohtaja yhdessä Uudenkaupungin opetustoimen johtajan kanssa edustavat Sotekeskus 1:n kuntia alueellisen opiskeluhuoltosuunnitelman valmistelutyöryhmässä. Opiskeluhuollon yhdyspinta- ja vaikuttamistyötä on tehty tiiviisti ja tällä hetkellä hyvinvointialueen resurssointi opiskeluhuollon osalta Laitilassa näyttäytyy hyvänä. Sosiaali-, perhe- ja vammaispalveluiden osalta yhdyspintatyö on ollut haasteellisempaa, etenkin lastensuojelun osalta. Hyvinvointialueen riittämätön resurssointi ja rekrytointihaasteet ovat heijastuneet laitilalaisten lasten ja nuorten, perheiden sekä kasvatuksen ja opetuksen arkeen. Myös hyvinvointialueen organisoimattomuus ja toimintojen hitaus heijastuu yhdyspintatyöhön ja ajoittain myös haastaa yhteistyötä.

Sivistystoimessa pyritään aktiiviseen yhdyspintayhteistyöhön ja kehittämään palveluita yhteistyössä hyvinvointialueen kanssa. Yhdyspintatyötä tekevät tai tulevat jatkossa tekemään kaikki sivistystoimen tehtäväaluevastaavat sivistysjohtajan johdolla omalla tehtäväalueellaan. Laitilalaisten lasten ja nuorten sekä kaikkien kuntalaisten hyvinvointi ja palveluiden saatavuus sekä tavoitettavuus on ensisijainen tavoite koko sivistystoimen tekemässä yhdyspintatyössä hyvinvointialueen kanssa. Edunvalvontaa tehdään tämän osalta eri yhteistyöverkostoissa ja vaikuttamisfoorumeissa.

Tekninen toimi:

1. Teknisen toimen osalta on myönnettävä, että merkittävä osa kehityskeskusteluista on jäänyt pitämättä. Suurin osa keskusteluista toki käytiin. Vuonna 2022 oli lukuisia henkilövaihdoksia sekä haasteita työilmapiirin kanssa. Vuoden aikana käytiin keskusteluja näistä johtuen, mutta tuolloin osa varsinaisista kehityskeskusteluista jäi pitämättä. Asiaan on nyt kiinnitetty erityistä huomiota ja tilanteeseen on saatu korjaus. Vuonna 2023 pidetään vielä kehityskeskustelut puisto- ja vesihuoltohenkilöstön osalta.

2. Teknisen toimen osalta kiinteistöjen tilapalveluiden järjestäminen sekä vuokrien määrittäminen on ollut jossain määrin hankalaa, koska hyvinvointialueen organisointi tältä osin jäi loppuvuoteen. Sopimukset saatiin valmisteltua viime vuoden aikana. Kaupungin puolelta vastuuhenkilönä toimi kiinteistöpäällikkö.
Hyvinvointialue ilmoitti, ettei se tule siirtymäkauden jälkeen jatkamaan Kaukolankodin vuokrasopimusta. Neuvottelut korvaavien tilojen järjestämiseksi ovat sujuneet ilman ongelmia Varhan kanssa. Vastuuhenkilönä toimii kaupungin osalta tekninen johtaja.

Erillisyksiköt:

Talouspalvelut:

1. Kehityskeskustelut on käyty kaikkien kanssa vuosittain ja niistä pidetään kirjaa. Poikkeuksena ovat olleet henkilöt, jotka ovat irtisanoutuneet/ilmoittaneet irtisanoutuvansa/jääneet virkavapaalle ennen kuin kehityskeskustelut oli kyseiseltä vuodelta ehditty pitää. Lähtijöidenkin kanssa on keskusteltu, mutta vapaamuotoisemmin, eikä heille ole enää nähty tarpeelliseksi määritellä uusia tavoitteita.

2. Talouspalveluiden osalta yhteistyö Varsinais-Suomen hyvinvointialueen kanssa on liittynyt pääasiassa ostolaskujen, täydentävän rahoituksen hankkeisiin liittyvien asioiden sekä siirtyvien sopimusten selvittelyyn. Rajapintayhteistyötä on käytännössä hoitanut talousjohtaja.

Perustelut

-