Perustelut
Kuntalain 121§:n mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvityksiä arvioinnin tuloksista. Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta.
Tarkastuslautakunta on luovuttanut 14.5.2024 arviointikertomuksen vuodelta 2023. Kaupunginvaltuusto on käsitellyt vuoden 2023 arviointikertomuksen 10.6.2024/§ 33. Kaupunginhallitus on 17.6.2024/ § 155 pyytänyt hallintokuntia toimittamaan lausuntonsa toimenpiteistä, joihin tarkastuslautakunnan arviointikertomus antaa aihetta siten, että ne ovat käsiteltävissä kaupunginhallituksen kokouksessa 16.9.2024 ja kaupunginvaltuustossa 23.9.2024. Tarkastuslautakunnan arviointikertomus on esityslistan liitteenä.
Tarkastuslautakunta pyytää selvitystä tietyistä arviointikertomuksen kohdista. Sivistysvaliokunta ja tekninen valiokunta käsittelevät vastauksiaan kokouksissaan viikolla 35. Kaupunginhallituksen listan valmistelutekstiin on kerätty esityslistojen ehdotukset. Päätöspöytäkirjat liitetään kaupunginhallituksen pöytäkirjaan niiden valmistuttua. Hallintotoimen, talouspalvelujen sekä elinvoiman erillisyksikön vastaukset annetaan suoraan kaupunginhallitukselle.
1. Kaupunki kuntalaisten edunvalvojana sosiaali- ja terveyspalvelujen siirryttyä hyvinvointialueelle
Yleisesti/kaupunginjohtaja: yhteydenpito Varhan virkajohdon ja luottamushenkilöiden kanssa on jatkuvaa ja aktiivista, mikä tarkoittaa mm. puheluita pienellä kynnyksellä, tapaamisia, vieraanvaraisuutta. Kaupungin toimijoilla on aktiivinen rooli erilaisissa yhteistyöryhmissä. Laitilan kaupungilla on konkreettisia vaikuttamiskohteita, kuten palveluverkko, vuokrasopimukset, uusi tehostetun palveluasumisen yksikkö ja vuodeosasto (sairaalapalvelut).
Hallintotoimi on osallistunut aktiivisesti yhteistyö- ja kuntaneuvotteluihin Varhan edustajien kanssa. Hyvinvointikoordinaattori on osallistunut useisiin yhteistyöryhmiin, joissa on mukana kuntien ja hyvinvointialueen toimijoita. Lisäksi hallintotoimi on mukana järjestämässä mm. ikäihmisten ennaltaehkäiseviä palveluja ja toimintoja. Kaupunginhallitus on ottanut kantaa mm. Varhan palveluverkkoon. Kaupunginjohtajalla on aktiivinen rooli vaikuttamisessa eri kokoonpanoissa ja kanavilla.
Sivistystoimi: Laitilan kaupungin sivistystoimessa on tehty aktiivista vaikuttamistyötä hyvinvointialueelle. Opiskeluhuollon osalta sivistysjohtaja on ollut Varhan kokoamassa ns. työnyrkissä, jossa on valmisteltu alueellista opiskeluhuoltosuunnitelmaa ja haettu linjauksia opiskeluhuollon toimintaan ja yhteistyöhön kuntien kanssa. Lisäksi vaikuttamistyötä on tehty opiskeluhuollon henkilöstöresurssin säilymisestä ja tarpeenmukaisesta lisäämisestä Laitilan esi-, perusopetuksen ja lukiokoulutuksen yksiköissä.
Neuvotteluja Varhan kanssa vammaisten lasten aamu- ja iltapäivätoiminnan järjestämisestä kaupungin tuottamana palveluna järjestettiin aktiivisesti vuoden 2023 aikana. Yhteiseen, molempia osapuolia tyydyttävään, sopimukseen ei yrityksistä huolimatta päästy. Palvelut siirtyivät Varhan vastuulle 1.8.2024 alkaen. Palvelua tuotetaan Kappelimäen koulussa ja hyvinvointialue vuokraa tiloja kaupungilta.
Lastensuojelun tilanne on ollut Laitilassa haastava. Perheiden ja lasten edunvalvonnan voimakasta vaikuttamistyötä on tehty kaikissa hyvinvointialueen ja sivistysjohdon yhteistyöfoorumeissa sekä yksilötason palavereissa, joissa esihenkilöt ja sivistysjohtaja ovat olleet mukana.
Tekninen toimi on pyrkinyt aktiivisesti edistämään vanhusten palvelutalohanketta. Tekninen toimi on neuvotellut Varhan kanssa tilajärjestelyistä tavoitteena mahdollisimman kattavien palveluiden säilyttäminen Laitilassa.
2. Asiantuntijoiden vaikuttavampi käyttäminen kaupungin johtamisen ja päätöksen teon tukena sekä päätösten vaikutusten ennakkoarvioinnissa
Hallintotoimi hyödyntää mm. koulutuksessa organisaation ulkopuolisia asiantuntijoita sekä tarvittaessa mm. Kuntaliiton palveluja. Päätösten vaikutusten arvioinnin perusteita on käyty hallintotoimen johdolla mm. johtoryhmässä läpi.
Sivistystoimessa on käytetty vaativimmissa valmisteluissa asiantuntijoita. Tällaisia valmisteluita ovat olleet mm. EU:n kynnysarvon ylittävien hankintojen kilpailutus, pesäpallokatsomon rakentamisinvestointi sekä juristin palvelut vaativien ristiriitatilanteiden ratkaisemisen taustatyön tueksi.
Tekninen toimi käyttää suuremmissa ja suunnittelua vaativissa hankkeissa ulkopuolista asiantuntemusta.
Talouspalvelut käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita tarvittaessa apuna juridista erityisosaamista vaativissa asioissa, kuten yhtiöjärjestelyissä.
3. Omistajaohjauksen jäntevöittäminen
Valtuusto asettaa talousarviossa tavoitteita tytäryhteisöille. Kaupungin konserniohjeiden mukaan kaupunginhallitus vastaa mm. siitä, että konserniyhtiöt raportoivat toiminnastaan ja taloudestaan kaksi kertaa vuodessa. Tytäryhtiöt ovat vuosittain toimittaneet 30.6. tilanteen mukaiset taloustiedot kaupungille tiedoksi. Tytäryhtiöille asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan ja niistä raportoidaan kesäkuun osavuosikatsauksen käsittelyn yhteydessä. Tytäryhtiöille on pyritty tekemään selväksi omistajan tahtotila. Esimerkiksi kiinteistöyhtiöiden omistusjärjestelyjä on tarkoitus selkeyttää ja tähän liittyen Papinrannan ja Laurinpellon fuusioiminen Laitilan taloihin on parhaillaan käynnissä.
4. Toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevät toimitilaratkaisut
Hallintotoimi: ruokapalvelujen toimitilat ovat yhteydessä sivistystoimen palveluverkon laajuuteen (päiväkodit ja koulut). Muut käytössä olevat toimitilat sijaitsevat kaupunginvirastossa. Mikäli tyhjille tiloille on tarvetta, toimistohuoneita voidaan tiivistää, mikäli hyödynnetään/lisätään etätyöskentelyä.
Sivistystoimessa on pyritty jo pidempään tarkastelemaan tilaratkaisuja sekä toiminnan että talouden näkökulmasta. Perusopetuksen kokonaisselvityksessä on tarkasteltu koulukiinteistöjen käyttöä ja kuntoa laajasta näkökulmasta. Lisäksi toiminnan tarkastelua on tehty koko sivistystoimen osalta ja tuotu kaupungin sisäiseen keskusteluun toiminnallisesti ja taloudellisesti perustellut ja mahdolliset muutokset sekä toiminnan että toimitilojen osalta.
Tekninen toimi: sisäisen vuokran tavoitteena on kannustaa käyttäjiä tehokkaampaan tilankäytttöön. Tilojen toiminnallisuuksia parannetaan perusparannusten yhteydessä.
Talouspalvelut: Toimistohuoneita on tiivistetty siten, että talousjohtaja ja controller jakavat työhuoneen. Tiivistystä voidaan tarvittaessa jatkaa myös muun talouspalveluiden henkilöstön osalta.
5. Vanhusväestön vaihtoehtoiset asumismuodot
Yleisesti/kaupunginjohtaja: Osana Varhan kanssa käytävää vuoropuhelua on keskusteltu mm. ns. yhteisöllisestä asumisesta. Yksityisten toimijoiden kanssa käydään toistuvia keskusteluja mahdollisista senioritaloista. Toistaiseksi markkinaehtoiset ratkaisut eivät ole käynnistyneet.
6. Kaupungin elinvoimaisuuden, keskustan ja kylien kehittäminen
Yleisesti/kaupunginjohtaja: LaKeKe-hankkeen toimenpide-ehdotusten täytäntöönpano.
7. Hankekäytäntöjen tehostaminen
Yleisesti/kaupunginjohtaja Erityishuomiota kiinnitetään hankkeiden jälkeiseen aikaan, hankkeiden jatkuvuuteen ja niistä saatavien kokemusten hyödynnettävyyteen. Niukkenevien resurssien myötä on käytettävä tarkempaa seulaa siitä, mihin hankkeisiin lähdetään mukaan.
Sivistystoimessa on onnistuttu hankerahoituksen hakemisissa erinomaisesti. Hankkeiden toteutuminen, valvonta ja raportointi on jaettu sivistystoimessa osittain yksiköiden esihenkilöille sekä yksittäiselle viranhaltijalle. Hankekäytäntöjen, erityisesti hankkeiden seuraamisen kehittämisen tarve, on tunnistettu sivistystoimessa. Yhteistyössä taloustoimen kanssa on tilannetta kehitetty mm. siten, että osavuosikatsausten yhteydessä tulee vastuuhenkilöiden raportoida myös hankkeiden toteutuminen. Hankekäytäntöjä tullaan tarkastelemaan ja kehittämään edelleen vuoden 2024 aikana.
Talouspalvelut:
Laitilan kaupungilla ei ole keskitettyjä projektipalveluita, vaan projektin haku, seuranta ja raportointi toteutetaan yksiköissä. Hajautettu projektienhallinta on haastavaa, koska projektiosaaminen vaihtelee eri yksiköissä. Lisäksi erityisesti henkilötason toteutuneiden palkkakustannusten projektikohtainen seuranta on työlästä, koska projektien vastuuhenkilöt eivät näe kirjanpidon raporteilta palkkakustannusten kohdentumista henkilötasolla eri laskentakohteille. Raportointia pyritään kehittämään sitä mukaa, kun vanhoja järjestelmiä uusitaan.
Talouspalveluiden osalta hankekäytäntöjä on tehostettu muun muassa ohjeistuksella. Intranettiin on koottu laajasti ohjeita projektin elinkaaren eri vaiheisiin. Lisäksi on otettu käyttöön projektinavauslomake, joka on selkeyttänyt prosesseja. Projektien tilinpäätösjaksotuksiin on kiinnitetty entistä enemmän huomiota, jotta monivuotiset projektit eivät vääristäisi tulosta. Osavuosikatsausten yhteydessä käydään läpi projektien tilanne. Lisäksi katsauksen yleisessä osiossa on mainittu projektien ennakkomaksujen kokonaismäärä, jotta tuloksesta ei muodostuisi liian positiivista kuvaa.
8. Talousarvion määrärahojen käytön / lisämäärärahojen hakemisen ohjeistusten noudattaminen
Hallintotoimessa määrärahojen toteutumista seurataan säännöllisesti. Tilinpäätöksessä on sekä menomäärärahojen alituksia (toteuma 94 %) että tuloarvioiden ylityksiä (toteuma 107 %). Lisämäärärahoja ei ole haettu vuonna 2023.
Sivistystoimen 2023 talousarvion toteutuminen kokonaisuudessaan onnistui erittäin hyvin, talousarvion menojen toteuman ollessa 99,7 %. Talousarvioon verrattuna vuoden 2023 toimintatuotot ylittyivät jonkin verran onnistuneiden hankerahoitusten myötä, toteuman ollessa 108,9%. Sivistystoimen toimintakate oli 98,4%. Lisämäärärahojen hakemisen tarve on ollut erittäin vähäinen ja kaupungin ohjeistuksia on noudatettu niiden osalta.
Tekninen toimi: Määrärahamuutokset pyritty tekemään heti, kun se on mahdollista. Kehittämistarve tiedostettu.
Talouspalvelut: Laitilan kaupungin tulos on ollut neljänä vuonna peräkkäin vahvasti ylijäämäinen, eikä lisämäärärahoja ole yksiköissä juurikaan tarvittu. Jatkossa tilanne muuttunee, kun taloustilanne heikkenee olennaisesti vuodesta 2024 eteenpäin. Tämä vaatii huolellista talouden suunnittelua, seurantaa ja ennakointia. Talouspalveluissa seurataan keskitetysti merkittävimpiä poikkeamia ja niistä raportoidaan osavuosikatsausten yhteydessä. Yksiköitä ohjeistetaan tarvittaessa lisämäärärahojen hakuprosessissa, kuten myös talouden suunnitteluun ja seurantaan liittyvissä asioissa. Intranettiin on koottu aiheesta ohjeistusta.
9. Ylimmän johdon tulee tarkastella omaa sekä esihenkilöiden johtamis- ja muita työn tekemisen tapoja sekä henkilöstöresurssien riittävyyttä henkilöstömme työhyvinvoinnin tukemiseksi
Hallintotoimen henkilöstön palautetta mm. johtamisesta sekä omasta kokemuksesta ajanhallinnasta ja työajan riittävyydestä seurataan vuosittaisessa työhyvinvointikyselyssä. Mikäli niissä havaitaan kehittämiskohteita, suunnitellaan toimenpiteitä niiden kehittämiseksi. Kaikki hallintotoimen esihenkilöt ovat suorittaneet johtamisen erikoisammattitutkinnon ja osallistuvat määrärahojen puitteissa osaamisen ja johtamisen kehittämiseen. Kehityskeskusteluja käydään tarvittaessa, säännölliseti ja vähintään kerran vuodessa. Hallintotoimi järjestää koko organisaation esihenkilöille esihenkilöiltapäiviä noin kerran kuukaudessa vaihtuvin teemoin.
Sivistystoimessa on pyritty kehittämään johtamisosaamista tavoitteellisesti. Valmentavan johtamisen prosessit ovat olleet jo pitkään käytössä. Sivistystoimen esihenkilöistä valtaosa on suorittanut tai on suorittamassa Johtamisen erikoisammattitutkinnon. Johtamisen kehittäminen on esillä säännöllisesti esihenkilöiden kanssa käydyissä keskusteluissa.
Työn tekemisen tavoista käydään sivistystoimen esihenkilötasolla keskustelua säännöllisesti. Sivistysjohtaja on käynyt keskusteluja tarvittaessa myös yksilötasolla esihenkilöiden kanssa. Sivistysjohtaja on myös vuoden 2023 aikana jalkautunut joihinkin toimintayksiköihin ja käynyt vuoropuhelua henkilöstön kanssa ratkaisukeskeisesti.
Johtamista ja työn tekemisen tapoja tarkastellaan vuosittain koko organisaation työhyvinvointikyselyllä. Esihenkilöille asetataan toimintavuosittain kehittämiskohteensa ja tavoitteiden toteutumista arvioidaan. Kehityskeskustelut käydään säännöllisesti vuosittain tai tarvittaessa useammin.
Henkilöstöresurssia on sivistystoimessa tarkasteltu aktiivisesti sekä lainsäädännön, toiminnan, työhyvinvoinnin ja talouden näkökulmasta. Resurssin riittävyyttä on seurattu ja tarvittaessa siihen on reagoitu ja kehitetty toimintaa. Sivistystoimen suurimmat tehtäväalueet ovat kasvatus ja koulutus. Tehdyt viranomaistarkastukset ovat osoittaneet, että näillä tehtäväalueilla on onnistuttu lainsäädännön näkökulmasta toiminnan järjestämisessä. Työhyvinvointia on kehitetty tavoitteellisesti mm. henkilöstön koulutusten ja erilaisia yhteisöllisiä tilaisuuksia järjestämällä.
Teknisessä toimessa on käytössä säännölliset palaverit kaikilla toimialueilla. Vuotuiset kehityskeskutelut on pidetty.
Talouspalveluissa pidetään tiimipalaverit noin kahden viikon välein. Kehityskeskustelut käydään kerran vuodessa. Yhteydenpito on kuitenkin päivittäistä, koska talouspalveluissa käytetään aktiivisesti teams-alustaa, jossa ryhmäkeskustelut ja puhelut on nopea ja helppo toteuttaa.
10. Muutokset sivistystoimen palvelurakenteeseen liittyen pienentyvään oppilasmäärään
Sivistystoimen johdolla on keväällä 2023 aloitettu perusopetuksen palvelurakenteen tarkastelu oppilasmääräennusteiden pohjalta ja perusopetuksen kokonaisselvitys on valmistunut keväällä 2024. Selvitystyö on pitänyt sisällään mm. laajaa valmistelutyötä poikkihallinnollisesti, valtuuston iltakouluja, kuntalaisiltoja, lapsivaikutusten arvioinnin sekä päätöksenteon. Median kanssa on myös tehty tiivistä yhteistyötä.
11. Reklamaatioiden asianmukainen hoitaminen
Hallintotoimi on tehnyt reklaamatioita niin palvelupuutteista kuin toimitusvirheistä sopimusten edellyttämällä tavalla.
Tekninen toimi: Uimahallin perusparannusurakan osalta ei onnistuttu. Lähes 10 vuotta sitten toteutetussa urakassa oli puutteita. Investointihankkeiden toteutuksissa on lisätty valvontaa rakennusvaiheessa. Urakoita ei ole vastaanotettu puutteellisina.
Talouspalveluissa kiinnitetään huomiota erityisesti virheelliseen/sopimusten vastaiseen laskutukseen ja toimittajia reklamoidaan niistä viipymättä.
12. Kiinteistöjen korjaustoimenpiteiden suunnitelmallinen ennakointi vuosittain
Tekninen toimi: Tarve olisi huomattavasti suurempi kuin voidaan toteuttaa. Säästöt kohdentuvat usein juuri perusparannuksiin.
13. Kausiurakoitsijoiden rakennushankkeiden toimenkuvan ja - laajuuden määrittely
Tekninen toimi: Toimenkuvat pyritty laatimaan mahdollisimman tarkoiksi. Rajapinnat ovat aina ongelmallisia. Tiedostettu tarve täsmentää tarjouspyyntöjä.